Effiziente Aufgabenverwaltung in DocBits:

So optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement

Mit der Aufgaben- & Benachrichtigungsfunktion von DocBits behalten Sie alle Aufgaben im Dokumentenmanagement im Blick. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Workflows und vermeiden Sie offene Aufgaben.

Warum Aufgaben & Benachrichtigungen in der Dokumentenverarbeitung unverzichtbar sind

In modernen Unternehmen ist Dokumentenmanagement mehr als nur das Speichern und Archivieren von Dokumenten. Die Nachverfolgung von Aufgaben, Zuweisungen und Updates ist entscheidend, um Workflows effizient zu gestalten und Verzögerungen zu vermeiden.

Mit der Aufgaben- & Benachrichtigungsfunktion von DocBits haben Sie alle Aufgaben im Blick – egal, ob manuell erstellt oder automatisch durch Workflows generiert. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Schritte verloren gehen und Ihr Team reibungslos arbeiten kann.

Aufgaben & Benachrichtigungen aktivieren

Nach der Aktivierung unter Einstellungen → Verarbeitung von Dokumenten → Module findest du die Funktion im Hauptmenü auf der linken Seite.

Vorteile auf einen Blick:

  • Aufgaben-Symbol im Seitenmenü für schnellen Zugriff
  • Dashboard-Aufgabenzähler für offene Aufgaben auf einen Blick
  • Erstellung von Aufgaben manuell oder automatisch via Workflow

So erstellen Sie Aufgaben in DocBits

Aufgaben können auf zwei Arten erstellt werden:

  1. Manuell: Direkt aus dem Dokument heraus durch den Nutzer.
  2. Automatisch: Workflow-basierte Aufgaben, z. B. abhängig von Dokumentenbedingungen oder Prozessschritten.

Jede Aufgabe enthält alle wichtigen Informationen:

  • Name: Kurzes, aussagekräftiges Label
  • Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch
  • Status: Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen
  • Zugewiesen an: Nutzer oder Nutzergruppen
  • Beschreibung: Weitere Details oder Anweisungen

 

Effizientes Task Management mit dem Dashboard

Das Task Dashboard bietet zwei flexible Ansichten:

Tabellenansicht

  • Optimiert für Sortierung, Filterung und Bulk-Aktionen
  • Zeigt alle Kerninformationen wie Status, Priorität, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Nutzer

Kartenansicht (Board-Style)

  • Visuelles Layout für schnelles Erfassen der Arbeitslast
  • Gruppiert Aufgaben nach Status
  • Drag-and-Drop-Funktion für einfache Statusänderungen

Interaktive Funktionen für Nutzer

Mit DocBits können Nutzer Aufgaben problemlos verwalten:

  • Aufgabenstatus ändern
  • Aufgaben neu zuweisen
  • Beschreibungen ergänzen
  • Abgeschlossene Aufgaben schließen

Automatisch generierte Workflow-Aufgaben erscheinen direkt im Dashboard und folgen den Standardregeln für Aufgabenverwaltung.

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Effizienzsteigerung: Kein Follow-up geht verloren
  • Workflow-Automatisierung: Aufgaben werden automatisch erstellt und nachverfolgt
  • Transparenz: Alle Aufgaben sind zentral sichtbar und leicht zugänglich
  • Flexibilität: Zwei Dashboard-Ansichten für individuelle Arbeitsstile


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Video: Sehen Sie, wie die Aufgaben- & Benachrichtigungsfunktion in DocBits Ihre Dokumentenprozesse revolutioniert.

Fazit

Mit der Aufgaben- & Benachrichtigungsfunktion von DocBits wird Ihr Dokumentenmanagement effizienter, transparenter und sicherer. Nutzen Sie das Task Dashboard, um Aufgaben zentral zu verwalten, Workflows zu optimieren und die Produktivität Ihres Teams zu steigern.

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Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von FELLOWPRO

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