Buchhaltung – Dokumentenprozesse automatisieren

Ihre Buchhaltung arbeitet unter Zeitdruck: Rechnungen stapeln, Fristen laufen ab, manuelle Arbeit blockiert Ihr Team. Mit DocBits automatisieren Sie diese Prozesse und gewinnen Zeit für strategische Aufgaben.

Eingangsrechnungen erfassen, Belege kontieren, Zahlungsfristen überwachen, Monatsabschlüsse vorbereiten – Ihre Buchhaltung arbeitet unter konstantem Zeitdruck. Rechnungen stapeln sich, Skontofristen laufen ab, und manuelle Dateneingabe blockiert Ihr Team. Mit DocBits automatisieren Sie diese Prozesse und gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt: Analysen, Forecasts und strategische Finanzplanung.

Automatisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit DocBits

Ihre Buchhaltung verarbeitet täglich eine Vielzahl von Dokumenten. Jedes muss erfasst, geprüft, kontiert und archiviert werden – oft unter Zeitdruck und mit hohen Compliance-Anforderungen. Hier sehen Sie, wo DocBits ansetzt.

Eingangsrechnungen

Lieferantenrechnungen sind das Kerngeschäft der Buchhaltung – und oft der größte Zeitfresser. DocBits liest Rechnungen automatisch aus, prüft sie gegen Bestellungen und Lieferscheine, schlägt Kontierungen vor und startet Freigabe-Workflows. Ihr Team prüft nur noch Ausnahmen, nicht jede einzelne Rechnung.

Gutschriften

Gutschriften müssen gegen die ursprüngliche Rechnung geprüft und korrekt verbucht werden. DocBits erkennt Gutschriften automatisch, verknüpft sie mit der Originalrechnung und schlägt die passende Buchung vor.

Reisekostenabrechnungen

Belege von Geschäftsreisen – Hotelrechnungen, Tankquittungen, Restaurantbelege – kommen oft in verschiedenen Formaten und Sprachen. DocBits extrahiert die relevanten Daten automatisch und ordnet sie der richtigen Kostenstelle zu.

E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL)

Ab 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht. DocBits verarbeitet alle Formate – XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL – automatisch und sorgt für Compliance ohne zusätzlichen Aufwand.

Die typischen Herausforderungen in der Buchhaltung

Sie kennen bestimmt diese Situationen:

Rechnungen stapeln sich, Fristen laufen ab

Der Monatsabschluss steht bevor, aber der Stapel unbearbeiteter Rechnungen wird nicht kleiner. Jede muss erfasst, geprüft, kontiert und gebucht werden. Skontofristen verfallen, weil Rechnungen zu spät ins System kommen.

Manuelle Kontierung kostet Zeit – und birgt Fehlerrisiken

ede Rechnung muss dem richtigen Sachkonto zugeordnet werden. Das bedeutet: nachschlagen, vergleichen, abtippen, hoffen, dass es stimmt. Bei 100+ Rechnungen pro Woche wird das zur Vollzeitaufgabe.

Fehlende Bestellnummern blockieren die Freigabe

Eine Rechnung ohne Bestellnummer landet auf Ihrem Schreibtisch. Jetzt beginnt die Suche: Wer hat bestellt? Gibt es eine PO? Ist die Rechnung überhaupt legitim? Bis das geklärt ist, verzögert sich die Zahlung.

Rückfragen kosten Zeit

Die Buchhaltung fragt beim Einkauf: „Existiert diese Bestellung?“ Der Einkauf fragt zurück: „Wurde die Rechnung schon bezahlt?“ Niemand hat den vollständigen Überblick, Abstimmungen zwischen Abteilungen fressen Zeit.

Wie DocBits Ihre Buchhaltung entlastet

Mit DocBits automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung in der Buchhaltung – von der Rechnungserfassung bis zur Buchung:

Automatische Erfassung und Extraktion

Egal ob PDF, Papier, E-Mail, E-Rechnung oder handschriftlich – DocBits verarbeitet alle Formate einheitlich. Die KI erkennt Dokumententypen, extrahiert alle relevanten Daten (Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Positionen) und überträgt sie direkt ins ERP-System.

Intelligente Kontierung mit Lerneffekt

DocBits schlägt Kontierungen basierend auf bisherigen Buchungen vor. Die KI lernt aus Ihren Entscheidungen und wird mit der Zeit präziser. Wiederkehrende Lieferanten werden automatisch dem richtigen Sachkonto zugeordnet.

Automatische Prüfungen und Validierungen

DocBits prüft Rechnungen gegen Bestellungen (3-Way-Match), erkennt Dubletten automatisch und warnt bei fehlenden Bestellnummern oder Abweichungen. Fehlerhafte Rechnungen werden markiert, bevor sie ins System gelangen.

Transparente Freigabe-Workflows

Rechnungen durchlaufen automatische Workflows: vom Wareneingang über die Fachabteilung bis zur finalen Freigabe. Jeder sieht, wo eine Rechnung gerade steckt. Skontofristen werden eingehalten, weil Prozesse nicht mehr manuell blockiert werden.

Native ERP-Integration – ohne Umwege

DocBits ist speziell für SAP, SAP S/4HANA sowie Infor LN, Infor M3 und Infor CloudSuite entwickelt. Die Plattform überträgt extrahierte Daten direkt in Ihr ERP-System – ohne Medienbrüche, ohne Zwischensysteme, ohne doppelte Datenhaltung. Ihre bestehenden Workflows bleiben erhalten und werden durch Automatisierung beschleunigt.

E-Rechnungs-Compliance

DocBits verarbeitet alle E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL) automatisch und stellt sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Konkrete Vorteile für Ihre Buchhaltung

Bis zu 80% weniger manuelle Arbeit – Rechnungen werden automatisch erfasst, kontiert und gebucht
Schnellere Monatsabschlüsse – Automatisierung beschleunigt den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Buchung
Skontofristen einhalten – Automatische Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden
Weniger Fehler – Automatische Prüfungen, Dublettenerkennung und KI-gestützte Kontierung reduzieren Fehlerquoten drastisch
Vollständige Compliance – GoBD-konforme Archivierung und lückenloser Audit-Trail
Zeit für strategische Aufgaben – Ihr Team analysiert, plant und optimiert statt Daten abzutippen

FAQ: Häufige Fragen zur Automatisierung in der Buchhaltung

Wie kann die Buchhaltung Dokumentenprozesse automatisieren?

Die Automatisierung von Dokumentenprozessen in der Buchhaltung kann z.B. über KI-gestützte Software erfolgen. Eine der besten Softwarelösungen für ERP-Systeme wie SAP S/4HANA und Infor ist DocBits. Dokumente werden unabhängig vom Format (PDF, E-Mail, Papier, E-Rechnung) automatisch erfasst und verarbeitet. Die Software extrahiert relevante Daten – Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Positionen – schlägt Kontierungen vor und gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab. Anschließend werden die Daten direkt ins ERP-System übertragen, Freigabe-Workflows starten automatisch. Das Ergebnis: keine manuelle Dateneingabe, weniger Fehler, schnellere Monatsabschlüsse.

Welche Dokumentenprozesse in der Buchhaltung lassen sich automatisieren?

In der Buchhaltung lassen sich nahezu alle dokumentenbasierten Prozesse automatisieren: die Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen, die Verarbeitung von Gutschriften, der Abgleich von Reisekostenabrechnungen, die Abstimmung von Bankauszügen und die Verarbeitung von E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL). Moderne Systeme erkennen Dokumententypen automatisch, extrahieren alle relevanten Daten, schlagen Buchungen vor und prüfen gegen Bestellungen. Auch wiederkehrende Lieferanten werden automatisch dem richtigen Sachkonto zugeordnet.

Wie funktioniert DocBits für die Buchhaltung?

DocBits erfasst Dokumente automatisch aus E-Mail-Postfächern, Scans, EDI-Schnittstellen oder E-Rechnungs-Plattformen. Die KI erkennt Dokumententypen (Rechnung, Gutschrift, Reisekostenbeleg), extrahiert alle relevanten Daten und schlägt Kontierungen basierend auf bisherigen Buchungen vor. Rechnungen werden automatisch gegen Bestellungen und Lieferscheine geprüft (3-Way-Match). Abweichungen, Dubletten oder fehlende Bestellnummern werden sofort gemeldet. Die verifizierten Daten werden direkt ins ERP-System übertragen, Freigabe-Workflows starten automatisch. Ihr Team sieht jederzeit, wo eine Rechnung gerade ist.

Bereit, Ihre Buchhaltung zu entlasten?

Sie wissen jetzt, wie DocBits Ihre Dokumentenprozesse automatisiert – von der Rechnungserfassung bis zur GoBD-konformen Archivierung. Sehen Sie selbst, wie die Plattform in Ihrer Buchhaltung funktioniert. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erleben Sie DocBits live in Aktion.