Ihre Rechnungen verdienen einen schnelleren Weg zur Freigabe. Vom Posteingang ins ERP — automatisch erfasst, weitergeleitet und lückenlos dokumentiert.
Eine Kostenrechnung kommt herein. Sie leiten sie per E-Mail weiter, warten auf eine Antwort, schicken eine Erinnerung, erhalten eine halbe Antwort, leiten erneut weiter — und als die Rechnung endlich freigegeben ist, ist eine Woche vergangen. Der Lieferant fragt nach. Ihr Team hat dasselbe Dokument fünf Mal angefasst.
Das ist kein Ausnahmefall. Für Buchhaltungsteams, die hohe Rechnungsvolumina ohne strukturierten Freigabeprozess verarbeiten, ist das ganz normaler Alltag.
Die Konsequenzen summieren sich: entgangene Skonti, verspätete Zahlungen, belastete Lieferantenbeziehungen, fehlende Prüfprotokolle — und ein Buchhaltungsteam, das seine Zeit mit Statusmails verbringt statt mit wertschöpfender Arbeit.
Ein gut durchdachter Rechnungsfreigabe-Workflow ändert das grundlegend — nicht durch ein weiteres Tool, sondern indem er die manuellen Schritte eliminiert, die Sie aufhalten.
Wenn Ihr Rechnungsfreigabe-Workflow automatisiert läuft, passiert jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge, mit der richtigen Person, zur richtigen Zeit. So sieht das in der Praxis aus:
Ob Rechnungen per E-Mail eingehen oder direkt hochgeladen werden — sie werden automatisch erfasst, klassifiziert und ausgelesen. Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Positionen — alles ohne manuelle Dateneingabe, quer durch alle Formate: PDF, eingescannte Belege und E-Rechnungen.
Kein manuelles Herunterladen von Anhängen. Kein Abtippen. Ihr Team übernimmt dort, wo es wirklich gefragt ist.
Bevor eine Rechnung weiterläuft, prüft Ihr Buchhaltungsteam die ausgelesenen Daten, weist die richtige Kostenstelle zu und bestimmt den zuständigen Genehmiger. Das alles passiert an einem Ort — kein Wechsel zwischen Systemen, keine manuellen ERP-Abfragen, kein Rätselraten.
Basierend auf dem Rechnungsbetrag, der Kostenstelle und Ihren vordefinierten Regeln wird jede Rechnung automatisch an den richtigen Genehmiger weitergeleitet. Dieser erhält eine E-Mail mit allem, was er braucht — Rechnungsdetails, Kontext und einen direkten Link zum Freigeben oder Ablehnen. Reagiert er nicht rechtzeitig, geht automatisch eine Erinnerung raus. Ihr Team muss niemanden mehr persönlich erinnern.
Nach der Freigabe werden Rechnungen direkt in Infor LN, M3, CloudSuite oder SAP exportiert — kein manuelles Buchen, keine Doppeleingabe. Abgelehnte Rechnungen werden in Infor IDM mit vollständiger Dokumentation archiviert. Jeder Schritt des Prozesses ist protokolliert und nachvollziehbar.
Der Effekt eines gut strukturierten Rechnungsfreigabe-Workflows geht weit über Geschwindigkeit hinaus. Er verändert, wie Ihre Buchhaltung täglich arbeitet.
Weniger Verzögerungen, pünktlichere: Zahlungen Rechnungen liegen nicht mehr in Posteingängen und warten auf eine Antwort. Freigabezyklen, die früher Tage dauerten, sind in Stunden erledigt — Lieferanten werden pünktlich bezahlt, Skontofristen werden nicht mehr verpasst.
Vollständige Transparenz auf jedem Schritt: Sie sehen jederzeit genau, wo sich eine Rechnung befindet, wer sie hat und welche Aktion aussteht. Keine „Ich dachte, du hast sie“-Gespräche mehr.
Ein Prüfprotokoll, das standhält Jede Freigabe, jede Ablehnung und jede Statusänderung wird mit Zeitstempel und Benutzer erfasst. Wenn Wirtschaftsprüfer oder Controller Dokumentation anfordern, ist alles da — ohne dass jemand es mühsam rekonstruieren muss.
Freigaberegeln, die zu Ihrem Unternehmen passen: Sie legen die Betragsgrenzen fest. Sie weisen die Genehmiger zu. Sie konfigurieren mehrstufige Freigabeketten für höhere Beträge oder bestimmte Kostenstellen. Und Sie können die Regeln jederzeit anpassen — ohne IT-Beteiligung.
Ein Prozess, der mit Ihrem Unternehmen wächst: Egal ob Sie 200 oder 2.000 Rechnungen im Monat verarbeiten — der Workflow skaliert mit. Ihr Team konzentriert sich auf Ausnahmen und Entscheidungen, nicht auf Weiterleitung und Erinnerungen.
Nicht alle Rechnungen folgen demselben Weg — und Ihr Freigabeprozess sollte sie auch nicht gleich behandeln.
Bestellbezogene Rechnungen können automatisch gegen die zugehörige Bestellung abgeglichen und nach Bestätigung direkt ins ERP exportiert werden. Der Prozess ist schnell, weil die Daten bereits vorhanden sind.
Kostenrechnungen — für Dienstleistungen, Abonnements oder Einzelkäufe ohne Bestellbezug — brauchen einen anderen Ansatz. Jemand muss sie prüfen, eine Kostenstelle zuweisen und die richtige Person zur Freigabe bringen, bevor irgendetwas gebucht wird.
Genau hier bricht der manuelle Prozess in den meisten Unternehmen zusammen. Und genau das ist es, was die Kostenrechnung-Freigabe in diesem Workflow löst: strukturiert, konfigurierbar und vollständig ins ERP integriert — damit Kostenrechnungen kein separates Problem werden, das außerhalb Ihres normalen Prozesses fällt.
Der Wert jeder Rechnungsfreigabe-Automatisierung steht und fällt mit der Qualität der ERP-Integration. Ein Prozess, der manuelle Datenübertragung, Workarounds oder separate Abstimmungen erfordert, ist keine echte Automatisierung — er ist nur eine andere Form manueller Arbeit.
Dieser Workflow integriert sich nativ in Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite und SAP. Freigegebene Rechnungen werden direkt ins ERP gebucht. Abgelehnte Rechnungen werden in Infor IDM dokumentiert. Freigabestatus, Kostenstellenzuweisungen und Workflow-Historie werden in Echtzeit synchronisiert — Ihre ERP-Daten bleiben korrekt, ohne dass jemand sie manuell pflegen muss.
Kein Middleware. Keine komplexe Implementierung. Keine Unterbrechung der bestehenden Finanzprozesse.
Ja. Moderne KI-gestützte Systeme können den gesamten Rechnungsfreigabe-Workflow automatisch abwickeln — von der Datenerfassung und Kostenstellenzuweisung bis zur automatischen Weiterleitung an die richtigen Genehmiger und dem direkten Export ins ERP. Was früher Tage manueller Abstimmung erfordert hat, läuft ohne eine einzige E-Mail.
Ja. Rechnungsfreigabe-Software automatisiert die Weiterleitung, Benachrichtigung und Dokumentation von Rechnungen durch einen definierten Freigabeprozess. Statt Rechnungen manuell per E-Mail weiterzuleiten, routet das System jede Rechnung anhand von Regeln, die Sie selbst festlegen — Betragsgrenzen, Kostenstellen, Abteilungen — und protokolliert jeden Schritt automatisch.
Der wirksamste Ansatz ist die Automatisierung des Freigabe-Workflows. Mit einem strukturierten Rechnungsfreigabe-Workflow werden Rechnungen weitergeleitet, freigegeben und gebucht — ohne manuelle Eingriffe. Buchhaltungsteams können dadurch deutlich höhere Volumina verarbeiten, ohne zusätzliches Personal. Entscheidend ist ein System, das direkt ins ERP integriert ist, damit keine Doppeleingaben oder manuelle Abstimmungen entstehen.
Die wichtigsten Kriterien sind: native ERP-Integration (damit freigegebene Rechnungen automatisch gebucht werden, ohne manuelle Übertragung), konfigurierbare Freigaberegeln (Betragsgrenzen, mehrstufige Ketten, Kostenstellen-Routing), ein vollständiges Prüfprotokoll für Compliance-Anforderungen sowie automatische Benachrichtigungen, damit Genehmiger nicht manuell erinnert werden müssen. Wenn Ihr Unternehmen Infor LN, M3, CloudSuite oder SAP einsetzt, sollte die native ERP-Integration Ihr erstes Auswahlkriterium sein.
Allgemeine Workflow-Tools lassen sich für Freigaben konfigurieren, erfordern aber erheblichen Einrichtungsaufwand und integrieren sich selten nativ in ERP-Systeme. Dedizierte Rechnungsfreigabe-Software kommt mit eingebetteter Dokumentenerfassung, ERP-Konnektoren und buchhalterischer Logik — wie Bestellabgleich und Kostenrechnungs-Routing — direkt von Haus aus. Das Ergebnis: schnellere Implementierung und weniger Workarounds.
Die Implementierungszeit hängt von der Komplexität Ihrer Freigaberegeln und Ihrer ERP-Umgebung ab. Lösungen mit nativen ERP-Konnektoren — insbesondere für Infor LN, M3, CloudSuite oder SAP — können in der Regel innerhalb weniger Wochen in Betrieb genommen werden. Die wichtigsten Einrichtungsschritte sind die Definition von Betragsgrenzen, die Zuweisung von Genehigern nach Kostenstelle oder Abteilung und die Anbindung an Ihr ERP-System.
DocBits verbindet sich nativ mit Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite und SAP. Freigegebene Rechnungen werden direkt ins ERP exportiert; abgelehnte Rechnungen werden in Infor IDM archiviert. Freigaberegeln, Kostenstellenzuweisungen und Workflow-Historie werden in DocBits verwaltet und in Echtzeit mit Ihrer ERP-Umgebung synchronisiert — kein Middleware, kein manueller Datentransfer.
DocBits verarbeitet sowohl bestellbezogene Rechnungen als auch Kostenrechnungen. Bestellbezogene Rechnungen werden automatisch gegen die passende Bestellung abgeglichen und nach Bestätigung exportiert. Kostenrechnungen — ohne verknüpfte Bestellung — durchlaufen einen konfigurierbaren Freigabe-Routing-Prozess: Kostenstellenzuweisung, Genehmiger-Auswahl, mehrstufige Eskalation bei Bedarf und direkter ERP-Export nach abschließender Freigabe.
Die Zeit Ihres Buchhaltungsteams ist zu wertvoll, um sie mit dem Nachfassen bei Genehigern und dem Verfolgen von Rechnungsstatus zu verbringen. Ein strukturierter, automatisierter Rechnungsfreigabe-Workflow gibt Ihnen diese Zeit zurück — und gibt Ihrem Unternehmen die Transparenz, Compliance und Geschwindigkeit, die es braucht.
Sehen Sie, wie das für Ihre spezifische ERP-Umgebung aussieht. Buchen Sie eine Demo und wir zeigen Ihnen den Workflow für Ihr System.
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