Automatisierte Auftragserfassung für Infor & SAP S/4HANA

Schluss mit dem manuellen Abtippen von Kundenbestellungen. Entlasten Sie Ihren Vertriebsinnendienst von zäher Dateneingabe, eliminieren Sie Lieferverzögerungen und lassen Sie die KI unvollständige Bestellungen auf Autopilot klären.

Automatisierte ERP-Auftragsabwicklung für den modernen Vertrieb

Die Zeit Ihres Vertriebsteams ist zu wertvoll, um sie mit manueller Dateneingabe zu verschwenden. Jede Stunde, die mit dem Abtippen von Artikelnummern, Mengen und Lieferadressen aus unstrukturierten Kunden-PDFs in Infor oder SAP S/4HANA verbracht wird, verlangsamt Ihren Lieferzyklus und birgt das Risiko kostspieliger Versandfehler.

Mit DocBits verlagert Ihr Vertriebsinnendienst den Fokus von der administrativen Erfassung hin zur aktiven Kundengewinnung und -betreuung. Durch die Automatisierung des gesamten Erfassungsprozesses stellen Sie sicher, dass eingehende Kundenbestellungen in Sekundenschnelle gegen Ihre ERP-Stammdaten validiert und direkt verbucht werden – während Ausnahmen wie unvollständige Angaben völlig autonom gelöst werden.

Was ist die automatisierte Auftragserfassung?

Die automatisierte Auftragserfassung im ERP-Umfeld eliminiert manuelle Zwischenschritte beim Eingang einer Kundenbestellung. Anstatt dass Mitarbeiter Dokumente oder E-Mails mühsam interpretieren müssen, erfasst, prüft und verbucht eine intelligente Plattform die Auftragsdaten direkt in Systemen wie Infor (LN, M3, CloudSuite) oder SAP S/4HANA. Das sichert eine lückenlose Datenintegretät vom Posteingang bis zum Versand.

Die Transformation: Vom Tippen im Akkord zu strategischen Sales Operations

Wenn Kundenbestellungen in unterschiedlichsten, unstrukturierten Formaten eintreffen – vom unübersichtlichen PDF bis hin zu gescannten Dokumenten –, entsteht im Vertriebsinnendienst schnell ein Engpass. Die Folgen sind verzögerte Auftragsbestätigungen, Reibungspunkte durch Tippfehler und gestresste Teams, die eigentlich für Umsatzwachstum sorgen sollten.

Indem Sie Ihren Prozess für eingehende Dokumente modernisieren, ersetzen Sie die manuelle Erfassung durch eine intelligente, vorlagenfreie Verarbeitung. Ihr Team muss keine starren Vorlagen für jeden einzelnen Kunden mehr bauen. Das System versteht Tabellen, Artikelpositionen und benutzerdefinierte Felder sofort. So steuert Ihr Vertrieb den Prozess nur noch, anstatt ihn mechanisch abzutippen.

Ihr neuer Vertriebsworkflow im direkten Vergleich

Prozessschritt	Traditionelle manuelle Erfassung	Ihr automatisierter Workflow mit DocBits
Auftragseingang	E-Mails durchsuchen, PDFs manuell herunterladen und Scans sortieren.	Multikanal-Erfassung erfasst jede eingehende Kundenbestellung vollautomatisch.
Datenextraktion	Artikelnummern, Bezeichnungen und Mengen einzeln ins ERP-System abtippen.	Hochpräzise, KI-gestützte Extraktion liest alle relevanten Felder – komplett vorlagenfrei.
Stammdaten-Check	Kundennamen, Lieferadressen und SKUs mühsam per Hand im ERP abgleichen.	Automatische, native Validierung direkt gegen die vorhandenen ERP-Stammdaten.
Klärungsfälle	Rückfragen wegen unvollständiger Spezifikationen oder fehlender Mengen per E-Mail senden.	Autonome Klärungsschleifen direkt mit dem Kunden über die integrierte AI Workforce.
ERP-Buchung	Manuell durch ERP-Masken klicken, um den Auftrag final anzulegen und freizugeben.	Dunkelverarbeitung (Straight-Through Processing) verbucht den geprüften Auftrag direkt im ERP.

Ihre AI Workforce: Das Ende zeitraubender Kundenrückfragen

Sie müssen nicht mehr stundenlang E-Mails entwerfen, wenn ein Kunde eine unvollständige Bestellung einreicht. Die spezialisierte DocBits AI Workforce agiert als autonomer Assistent für Ihr Vertriebsteam und klärt Ausnahmen direkt an der Quelle:

Automatisierte Datenanreicherung: Bestellt ein Kunde beispielsweise „Kopfhörer“, vergisst aber, die genaue Ausführung, Größe oder Artikelnummer anzugeben, stößt der Workflow eine automatisierte, strukturierte Rückfrage per E-Mail an den Kunden an. Die fehlenden Parameter werden eingeholt, ohne dass Ihr Team eingreifen muss.
Sofortige Abweichungsalarme: Weichen Bestellattribute – wie vereinbarte Sonderpreise oder Mindestabnahmemengen – von den im ERP hinterlegten Stammdaten ab, schlägt die Plattform im aktiven Workflow sofort Alarm. So korrigieren Sie Fehler, bevor sie die Logistik oder Produktion erreichen, und vermeiden teure Retouren.

Native Integration: Sicherheit für Ihre IT- und Vertriebsinfrastruktur

Ein automatisierter Prozess ist nur so stark wie seine technische Basis. Da DocBits nativ in Ihrer Infor- (LN, M3, CloudSuite) oder SAP S/4HANA-Umgebung lebt, entfallen fehleranfällige Schnittstellen (Middleware) oder Systeminstabilitäten.

Ihre Kundendaten sind durch eine nach ISO 27001 zertifizierte Sicherheitsarchitektur geschützt und erfüllen höchste Compliance-Anforderungen. Ganz gleich, ob Sie eine stabile Infor-Landschaft betreiben oder mitten in einer SAP S/4HANA-Migration stecken: Das System fügt sich nahtlos in Ihre IT-Roadmap ein, ohne technische Schulden zu hinterlassen.

Was Ihr Vertriebsinnendienst ab Tag eins gewinnt

Kürzere Durchlaufzeiten: Aufträge wandern in wenigen Minuten vom Posteingang in den Versand, was den gesamten Auftragsabwicklungszyklus drastisch verkürzt.
Fehlerfreie Prozesse: Keine Tippfehler, Fehlkommissionierungen oder teure Retouren durch manuelle Erfassungsfehler.
Höhere Kundenzufriedenheit: Ihre Kunden erhalten fehlerfreie, schnelle Auftragsbestätigungen, was die Kundenbindung stärkt.
Fokus auf Umsatz: Ihr Team wird von administrativen Routineaufgaben befreit und kann sich auf die aktive Kundenbetreuung und das Ausschöpfen von Up-Sell-Potenzialen konzentrieren.

Bereit, die manuelle Dateneingabe in Ihrem Vertrieb zu beenden?

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