Automatisierte Rechnungsverarbeitung — Schneller, Smarter, Vollautomatisch

Das ist leider noch weit verbreitet — aber es gibt längst eine bessere Lösung. Moderne Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung, wie DocBits, liest Eingangsrechnungen automatisch aus, egal ob per E-Mail, PDF, Scan oder E-Rechnung. Die Daten werden ohne manuelle Eingabe direkt ins ERP übertragen. Was Ihr Team heute Stunden kostet, dauert damit wenige Sekunden.

Lange Freigabezeiten entstehen fast immer durch manuelle Weiterleitungen, fehlende Transparenz und Engpässe bei einzelnen Genehmigern. Automatisierte Rechnungsverarbeitung löst das durch digitale Genehmigungsworkflows — Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet, Erinnerungen laufen automatisch, und Sie sehen jederzeit wo jede Rechnung steht.

Branchen-Benchmarks zeigen, dass die durchschnittliche Durchlaufzeit von 10–16 Tagen auf 1–3 Tage sinkt.

Doppelzahlungen und Buchungsfehler sind ein typisches Problem bei manueller Verarbeitung. Automatisierte Systeme erkennen Dubletten automatisch, gleichen Rechnungen mit Bestellungen ab (PO Matching) und prüfen Beträge und Lieferantendaten — bevor eine Zahlung ausgelöst wird. Das eliminiert die häufigsten Fehlerquellen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Ja – genau das leistet IDP Software wie DocBits. DocBits liest eingehende Rechnungen in jedem Format (PDF, eingescannte Papierrechnung, XML, E-Rechnung), extrahiert alle relevanten Felder – Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, Positionen – und übergibt die Daten direkt an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem. Manuelle Dateneingabe entfällt vollständig.

KI kann die zeitaufwendigsten Teile der Buchhaltung übernehmen – vor allem die Dokumentenerfassung. DocBits nutzt KI, um eingehende Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen automatisch zu erfassen, zu klassifizieren und zu validieren, und bucht die geprüften Daten direkt ins ERP. Ihr Buchhaltungsteam behält die Kontrolle über Entscheidungen – die repetitive Datenarbeit erledigt DocBits automatisch.

DocBits liest PDF-Rechnungen – auch eingescannte oder handschriftliche – extrahiert die Daten per KI und überträgt sie direkt in Ihr ERP-System (Infor LN, M3, CloudSuite, SAP) oder jedes angebundene Folgesystem. Der Prozess ist vollständig automatisiert: kein Copy-paste, keine manuelle Nacherfassung, keine Formatkonvertierung nötig.

Das richtige Tool hängt von Ihrer ERP-Landschaft und Ihrem Dokumentenvolumen ab. Für Unternehmen, die Infor oder SAP einsetzen, ist DocBits speziell entwickelt: Es kombiniert KI-gestützte Datenextraktion mit nativen ERP-Konnektoren, PO-Matching, Genehmigungsworkflows und E-Rechnungs-Support – alles in einer Plattform. Anders als generische Tools benötigt DocBits keine Middleware und keine aufwendige Individualentwicklung.

Ja. DocBits unterstützt Rechnungen in mehreren Sprachen und Währungen — ideal für Unternehmen mit internationalen Lieferanten oder mehreren Buchungskreisen. Die KI erkennt Formate und Sprachen automatisch, ohne dass für jede Variante ein eigenes Template eingerichtet werden muss.

Ja. Nicht jede Rechnung hat eine zugehörige Bestellung — Dienstleistungen, Mieten oder Nebenkosten kommen oft ohne PO. DocBits verarbeitet auch diese Rechnungen automatisch: Die KI schlägt Kostenstellen und Sachkonten auf Basis historischer Buchungen vor, sodass auch Non-PO-Rechnungen effizient und konsistent verarbeitet werden.

Die automatische Vorkontierung von DocBits arbeitet KI-basiert und lernt aus jedem Buchungsvorgang. Sie schlägt Kostenstellen und Sachkonten vor — die finale Freigabe liegt aber immer bei Ihrem Team. Sie definieren, welche Rechnungen vollautomatisch durchlaufen dürfen und bei welchen ein menschlicher Review erforderlich ist. Volle Kontrolle, weniger Aufwand.