Automatische Kontierung für Infor & SAP

Die Kontierung von Eingangsrechnungen lässt sich mit einer intelligenten Dokumentenverarbeitungslösung vollständig automatisieren, die direkt in Ihr ERP integriert ist. Das System erfasst jede eingehende Rechnung, extrahiert die relevanten Daten — Lieferant, Positionen, Beträge — und ordnet sie automatisch den korrekten Sachkonten, Kostenstellen und Kontierungsdimensionen in Ihrem ERP zu.

Die Basis bilden Ihre historischen Buchungsdaten und definierten Regeln. Ihr Team muss sich nur noch um Ausnahmen kümmern. Für Infor- und SAP-Umgebungen bietet DocBits diese Funktion als native Integration — ohne manuelle Nacherfassung und ohne zusätzliche Systeme.

Ja. Die automatische Kontierung von DocBits ist speziell für Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite und SAP entwickelt. Sie ordnet Sachkonten, Kostenstellen und Kontierungsdimensionen für jede eingehende Rechnung automatisch zu — auf Basis Ihrer bestehenden ERP-Kontenstrukturen, Lieferantenstammdaten und konfigurierbarer Regeln. Anders als generische AP-Automatisierungstools, die um Ihr ERP herumarbeiten, verbindet sich DocBits nativ und bucht direkt in Ihr System.

Ja — und genau das leistet moderne Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung. KI-basierte Systeme wie DocBits analysieren den Rechnungsinhalt, erkennen Lieferantenmuster und wenden die korrekten Sachkonten und Kostenstellen automatisch an — auf Basis der Art und Weise, wie Ihr Team vergleichbare Rechnungen historisch gebucht hat.

Das System lernt kontinuierlich: Je mehr Rechnungen es verarbeitet, desto genauer kontiert es neue. Ihr Team legt die Regeln fest und prüft Ausnahmen — die KI übernimmt die Wiederholung.

Der wichtigste Faktor ist die native ERP-Integration — nicht ein Dateiexport, den Ihr ERP importiert, sondern eine direkte Verbindung, die Ihren tatsächlichen Kontenplan, Ihre Kostenstellenstrukturen und Buchungsregeln liest.

Darüber hinaus sollten Sie auf folgendes achten: positionsgenaue Kontierung (nicht nur auf Belegkopfebene), konfigurierbare Regeln nach Lieferant und Belegart, einen klar definierten Ausnahme-Workflow damit nichts still falsch gebucht wird, und die Fähigkeit, aus Ihren historischen Buchungsdaten zu lernen. Für Infor- und SAP-Umgebungen sollte die Lösung innerhalb Ihrer bestehenden Kontierungslogik arbeiten — ohne dass Sie Ihre Strukturen anpassen müssen.

OCR und Datenerkennung lesen, was auf einer Rechnung steht — Lieferantenname, Beträge, Datum, Positionen. Das ist die Erfassungsebene. Die automatische Kontierung ist der nächste Schritt: Die extrahierten Daten werden den richtigen Sachkonten, Kostenstellen und Dimensionen in Ihrem ERP zugeordnet.

Viele Tools hören bei der Erfassung auf und überlassen die Kontierung Ihrem Team. Eine vollständige Lösung wie DocBits deckt beides ab — von der Extraktion bis zur ERP-Buchung — und entfernt damit den gesamten manuellen Workflow, nicht nur das Papier.

Gerade bei Rechnungen ohne Bestellbezug entfaltet die automatische Kontierung ihren größten Nutzen. Rechnungen mit Bestellbezug haben bereits einen Referenzpunkt für die Kontierung — die Bestellung selbst. Rechnungen ohne Bestellbezug haben keinen, weshalb sie heute den meisten manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung verursachen.

DocBits kontiert diese Rechnungen auf Basis von Lieferantenhistorie, Belegart und Rechnungsinhalt — auch ohne Bestellung als Referenz. Das ist das Szenario, in dem die meisten Buchhaltungsteams die meiste Zeit verlieren, und in dem Automatisierung am meisten spart.

Ja — und das ist so konzipiert. DocBits liest Ihren bestehenden Kontenplan, Ihre Kostenstellenhierarchien und Buchungsregeln direkt aus Ihrer Infor LN-, Infor M3-, CloudSuite- oder SAP-Umgebung. Sie passen Ihre Kontenstruktur nicht an das Tool an. DocBits passt sich an Ihre Struktur an und automatisiert die Kontierung darin. Ihr ERP-Setup bleibt exakt so, wie es ist. Was sich ändert: Der manuelle Schritt zwischen Rechnungseingang und ERP-Buchung entfällt.

DocBits nutzt eine Kombination aus Ihren historischen Buchungsdaten, Lieferantenstammdaten und Ihren konfigurierbaren Regeln, um die korrekte Kontierung zu ermitteln.

Bei Lieferanten, die Ihr Team bereits vielfach verarbeitet hat, erkennt das System das Muster und wendet dieselbe Kontierung automatisch an. Bei neuen Lieferanten gleicht es mit vergleichbaren bestehenden ab und schlägt die wahrscheinlichste Zuordnung vor. Sie definieren die Regeln — nach Lieferant, Belegart, Kostenstelle oder einer beliebigen ERP-Dimension — und das System führt sie konsistent aus. Was Ihren Regeln nicht mit ausreichender Sicherheit entspricht, wird zur manuellen Prüfung markiert, nicht still gebucht.

Die Einführung orientiert sich an Ihrem bestehenden Prozess — nicht an einem Ersatz dafür. DocBits wird mit Ihren vorhandenen Lieferantenstammdaten und ERP-Kontenstrukturen konfiguriert. Kein Neuaufbau, keine parallelen Systeme, die gepflegt werden müssen. Die meisten Finanzteams, die Infor oder SAP betreiben, verarbeiten Rechnungen innerhalb weniger Wochen nach dem Go-live automatisch.

Ihr Team arbeitet weiterhin in dem ERP, das es kennt. DocBits übernimmt die Kontierungsebene, die bisher davor lag. Regeln können jederzeit ohne technischen Support angepasst werden — Ihr Team behält die Kontrolle, auch wenn sich Prozesse weiterentwickeln.