Einkaufsabteilung – Dokumentenprozesse automatisieren

Revolutionieren Sie Ihren Einkaufsprozess mit DocBits:
Effiziente, genaue und kostengünstige Automatisierung

Angebote vergleichen, Bestellungen auslösen, Auftragsbestätigungen prüfen, Lieferscheine abgleichen, Rechnungen kontrollieren – Ihr Einkauf verarbeitet täglich Dutzende Dokumente. Oft in unterschiedlichen Formaten, aus verschiedenen Systemen, und jedes braucht manuelle Aufmerksamkeit. Mit DocBits automatisieren Sie diese Prozesse und gewinnen Zeit für strategische Aufgaben: Lieferantenverhandlungen, Kostenoptimierung, Risikomanagement.

Dokumente im Einkauf – und wie DocBits hilft

Ihr Einkauf arbeitet mit einer Vielzahl von Dokumenten. Jedes hat seine eigene Rolle im Prozess – und jedes kostet Zeit, wenn es manuell bearbeitet werden muss. Hier sehen Sie, wo DocBits ansetzt.

Angebote von Lieferanten

Angebote kommen per E-Mail, als PDF oder manchmal sogar per Post. Sie müssen verglichen, bewertet und archiviert werden. Mit DocBits erfassen Sie Angebote automatisch, extrahieren die relevanten Daten und haben alle Informationen zentral verfügbar – ohne manuelles Abtippen.

Bestellungen (Purchase Orders)

Bestellungen müssen korrekt erfasst und im ERP-System hinterlegt werden. DocBits automatisiert die Erstellung und Verwaltung von Purchase Orders, sodass Sie immer den Überblick behalten – von der Anfrage bis zur Auftragsbestätigung.

Auftragsbestätigungen

Wenn Lieferanten Ihre Bestellung bestätigen, müssen Sie prüfen: Stimmen Preise, Mengen und Liefertermine? DocBits gleicht Auftragsbestätigungen automatisch mit Ihren Bestellungen ab und meldet Abweichungen sofort.

Lieferscheine

Ware ist angekommen – aber stimmt die Lieferung mit der Bestellung überein? DocBits erfasst Lieferscheine automatisch und gleicht sie mit Bestellung und späterer Rechnung ab. So vermeiden Sie Zahlungen für nicht gelieferte Ware.

Eingangsrechnungen

Lieferantenrechnungen sind der letzte Schritt im Einkaufsprozess – und oft der aufwändigste. DocBits liest Rechnungen automatisch aus, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab (3-Way-Match) und leitet sie zur Freigabe weiter. Ihr Team prüft nur noch Ausnahmen, nicht jede einzelne Rechnung.

Die typischen Herausforderungen im Einkauf

Sie kennen bestimmt diese Situationen

Dokumente kommen in allen möglichen Formaten

Ein Lieferant schickt strukturierte PDFs, der nächste gescannte Papierrechnungen, ein dritter Excel-Listen. Jedes Format braucht eine eigene Bearbeitung, und am Ende tippen Sie doch alles manuell ab.

Der 3-Way-Match frisst Zeit

Bestellung, Lieferschein und Rechnung müssen abgeglichen werden. Bei Abweichungen – falsche Preise, andere Mengen, fehlende Positionen – startet die Fehlersuche. Oft stellt sich heraus, dass ein Dokument irgendwo liegengeblieben ist.

Niemand weiß, wo die Rechnung gerade steckt

Der Einkauf fragt die Buchhaltung, die Buchhaltung fragt zurück, ob die Bestellung überhaupt existiert. Transparenz? Fehlanzeige. Rechnungen verschwinden in E-Mail-Postfächern, Freigaben verzögern sich, Skontofristen verfallen.

Manuelle Arbeit blockiert Ihr Team

Statt Lieferantenbeziehungen zu pflegen, Konditionen zu verhandeln oder Engpässe zu vermeiden, sitzt Ihr Team vor dem Bildschirm und tippt Daten ab.

Wie DocBits Ihren Einkauf entlastet

Mit DocBits automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung im Einkauf – von der ersten Anfrage bis zur finalen Rechnung:

Alle Formate, eine Lösung

Egal ob PDF, Papier, E-Mail, EDI oder handschriftlich – DocBits verarbeitet alle Formate einheitlich. Die KI erkennt Layouts, extrahiert Daten und überträgt sie direkt in Ihr ERP-System.

Automatischer 3-Way-Match

DocBits gleicht Bestellung, Lieferschein und Rechnung automatisch ab. Abweichungen werden sofort gemeldet, sodass Sie nur noch Ausnahmen prüfen müssen – nicht jedes einzelne Dokument.

Transparente Workflows

Jeder sieht, wo ein Dokument gerade ist: beim Lieferanten, im Wareneingang, in der Freigabe oder in der Buchhaltung. Keine Rückfragen mehr, keine verlorenen Dokumente, keine verpassten Fristen.

Zeit für strategische Aufgaben

Ihr Team konzentriert sich auf das, was wirklich zählt: Lieferantenbeziehungen, Kostenoptimierung, Qualitätssicherung. Die Routine übernimmt DocBits.

Native ERP-Integration – ohne Umwege

DocBits ist speziell für SAP, SAP S/4HANA sowie Infor LN, Infor M3 und Infor CloudSuite entwickelt.

Die Plattform überträgt extrahierte Daten direkt in Ihr ERP-System – ohne Medienbrüche, ohne Zwischensysteme, ohne doppelte Datenhaltung. Ihre bestehenden Workflows bleiben erhalten und werden durch Automatisierung beschleunigt.

Konkrete Vorteile für Ihren Einkauf

Bis zu 80% weniger manuelle Dateneingabe – Dokumente werden automatisch ausgelesen und ins ERP übertragen
Schnellere Freigabeprozesse – Rechnungen durchlaufen automatische Workflows, Skontofristen werden eingehalten
Weniger Fehler – Automatischer Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen verhindert Zahlungen für nicht gelieferte Ware
Vollständige Transparenz – Jedes Dokument ist jederzeit nachvollziehbar, von der Erfassung bis zur Zahlung

Häufige Fragen zur Automatisierung im Einkauf

Wie kann der Einkauf Dokumentenprozesse automatisieren?

Die Automatisierung von Dokumentenprozessen im Einkauf kann z.B. über KI-gestützte Software erfolgen. Eine der besten Software für ERP-Systeme wie SAP S/4HANA und Infor ist DocBits. Die Dokumente unabhängig vom Format (PDF, E-Mail, Papier, EDI) werden automatisch erfasst und verarbeitet. Die Software extrahiert relevante Daten – Lieferant, Bestellnummer, Positionen, Preise – und gleicht sie mit bestehenden Bestellungen ab. Anschließend werden die Daten direkt ins ERP-System übertragen, Freigabe-Workflows starten automatisch. Das Ergebnis: keine manuelle Dateneingabe, keine verlorenen Dokumente, transparente Prozesse von der Erfassung bis zur Freigabe.

Welche Dokumentenprozesse im Einkauf lassen sich automatisieren?

Im Einkauf lassen sich nahezu alle dokumentenbasierten Prozesse automatisieren: die Erfassung und Bewertung von Lieferantenangeboten, die Verwaltung von Purchase Orders (Bestellungen), der Abgleich von Auftragsbestätigungen mit Bestellungen, die Prüfung von Lieferscheinen und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen inklusive 3-Way-Match. Moderne Systeme, wie DOcBits, verarbeiten dabei auch handschriftliche Notizen, gescannte Papierdokumente und unterschiedliche Lieferantenformate. Entscheidend ist, dass die Software verschiedene Layouts erkennt und Daten zuverlässig extrahiert – unabhängig davon, ob ein Lieferant strukturierte PDFs oder gescannte Belege schickt.

Wie funktioniert DocBits für die Einkaufsabteilung?

DocBits erfasst Dokumente automatisch aus E-Mail-Postfächern, Scans oder EDI-Schnittstellen. Die KI erkennt Dokumententypen (Rechnung, Lieferschein, Bestellung), extrahiert alle relevanten Daten und gleicht sie mit Ihren bestehenden Purchase Orders ab. Abweichungen – etwa bei Preisen oder Mengen – werden sofort gemeldet. Die verifizierten Daten werden direkt in Ihr ERP-System übertragen, Freigabe-Workflows starten automatisch. Ihr Team sieht jederzeit, wo ein Dokument gerade ist.

Bereit, Ihren Einkauf zu entlasten?

Sie wissen jetzt, wie DocBits Ihre Dokumentenprozesse automatisiert – von der Bestellung bis zur Rechnung. Sehen Sie selbst, wie die Plattform in Ihrem Einkauf funktioniert. Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erleben Sie DocBits live in Aktion.