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Sicher habt ihr schon von E-Rechnung und der E-Rechnungspflicht gehört und dass diese für alle Unternehmen in Deutschland ab 2025 verpflichtend wird. Alle Firmen müssen ab diesem Zeitpunkt eingehende E-Rechnungen akzeptieren und später auch ihre eigenen Rechnungen digital versenden. Zeit, sich vorzubereiten, denn die Anforderungen sind anspruchsvoll – aber mit den richtigen Infos bleibt alles im Griff. Hier die häufigsten Irrtümer und Fallen rund um die E-Rechnung und wie man ihnen erfolgreich ausweicht.
Ein weit verbreiteter Irrtum! PDF-Dateien allein erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht. E-Rechnungen müssen maschinenlesbar sein, also in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Diese strukturierten Formate erlauben es, Rechnungen automatisch und ohne Umwege digital zu verarbeiten – ein Vorteil, der gerade für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten, Gold wert ist.
Manche Unternehmen gehen davon aus, dass die E-Rechnungspflicht nur für den B2B-Bereich gilt. Tatsächlich betrifft sie auch viele B2C-Unternehmen. Das bedeutet konkret: Unternehmen, die im B2C tätig sind, werden E-Rechnungen von Lieferanten erhalten, und es gibt keine Mindestgrenze an gewerblichen Kunden, ab der die Pflicht gilt. Nur Kleinstunternehmen und sehr spezielle Branchen (z. B. Fahrkartenverkauf) sind von der Pflicht ausgenommen.
Es gibt eine bittere Enttäuschung für Unternehmen, die sich auf ihre ERP-Systeme verlassen und annehmen, diese seien fit für die E-Rechnungspflicht. In vielen Fällen ist das leider nicht der Fall und es ist ein Update oder ein Plugin notwendig, um den Anforderungen gerecht zu werden. Frühzeitiges Prüfen und Nachrüsten beugt hier bösen Überraschungen vor und sorgt dafür, dass die Umstellung reibungslos verläuft.
Online-Converter, die Rechnungen aus verschiedenen Formaten umwandeln, erscheinen praktisch. Und ja, es mag sein, dass es da auch welche gibt, die kostenlos sind, aber dieser manuelle Weg ist auf Dauer umständlich und fehleranfällig. Außerdem widerspricht er dem Grundgedanken der E-Rechnung – die automatische, sichere und effiziente Verarbeitung. Ein Tool, wie DocBits, das nahtlos in den Unternehmensablauf integriert ist, spart langfristig Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit.
Rechnungen im E-Mail-Postfach zu speichern reicht nicht aus. E-Rechnungen müssen oft über Jahre hinweg sicher archiviert sein und jederzeit abrufbar bleiben – falls das Finanzamt mal nachfragt.
Die GoBD-Anforderungen besagen, dass digitale Rechnungen auch digital archiviert werden müssen. Ein Ausdruck ist also nicht nur unnötig, sondern riskiert, die gesetzlichen Anforderungen zu missachten. Ein sicheres, revisionssicheres digitales Archivierungssystem ist hier der beste Weg, um alle Anforderungen zu erfüllen.
E-Rechnungen enthalten oft sensible Informationen, die besonders geschützt werden müssen. Neben der sicheren Übertragung ist eine DSGVO-konforme Archivierung Pflicht, um sicherzustellen, dass die Daten nicht in falsche Hände geraten. Unternehmen müssen hier auf sichere Abläufe setzen, um die hohen Datenschutzanforderungen zu erfüllen und Bußgelder zu vermeiden.
Ein oft gehörter Einwand, der jedoch leichtsinnig ist. Zwar fehlt es den Finanz- und Zollbehörden an Personal für flächendeckende Prüfungen, aber Stichproben werden wohl kommen. Zudem legen zunehmend größere Unternehmen Wert darauf, nur noch E-Rechnungen zu verwenden – auch entlang der Lieferkette. Unternehmen, die weiterhin auf Papier setzen, riskieren nicht nur Strafen, sondern auch einen Imageschaden.
In vielen Unternehmen wird die Umstellung auf E-Rechnungen auf die lange Bank geschoben. Dabei wird oft unterschätzt, dass der Prozess auch organisatorische Änderungen bedeutet, etwa Schulungen der Mitarbeitenden oder Anpassungen interner Abläufe. Ein rechtzeitiger Start hilft, die Umstellung stressfrei zu gestalten und sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden und alles zum Stichtag läuft.
Manche Unternehmen schrecken vor den Investitionen zurück, die für die Einführung von E-Rechnungen notwendig sind. Die Umstellung kann Kosten verursachen, etwa für Software-Updates oder zusätzliche Schulungen. Diese Kosten amortisieren sich jedoch durch die langfristigen Einsparungen. Automatisierte und standardisierte Rechnungsprozesse sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch Fehlerkosten und den Aufwand in der Buchhaltung erheblich.
Viele befürchten, dass das standardisierte Format der E-Rechnung ihre persönliche Gestaltung einschränkt. Tatsächlich bedeutet eine E-Rechnung aber nur, dass die rechnungsrelevanten Informationen in strukturierter und maschinenlesbarer Form vorliegen müssen. Layouts und Design können weiterhin auf Wunsch angepasst und personalisiert werden – wichtig ist nur, dass das Dokument auch als E-Rechnung technisch korrekt verarbeitet werden kann.
Die E-Rechnungspflicht bringt Vorteile, keine Frage, aber sie fordert auch eine durchdachte Vorbereitung. DocBits unterstützt hier als eine intelligente IDP-Lösung, die Unternehmen hilft, ihre Buchhaltungsprozesse digital und automatisiert aufzustellen – für eine effiziente und revisionssichere Zukunft.
Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von FELLOWPRO
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