Dokumenten-Workflows und Freigabeprozesse automatisieren

Schluss mit manueller Weiterleitung. Dokumente automatisch von der Erfassung bis zur Buchung verarbeiten.

Dokumente genehmigen sich nicht selbst. Aber mit automatisierten Dokumenten-Workflows bewegen sie sich durch Ihr Unternehmen, als ob sie es täten. Sehen Sie, wie automatisierte Dokumenten-Workflows manuelle Weiterleitung eliminieren, Freigabezeiten um 70 % reduzieren und direkt mit Ihrem ERP integrieren.

Warum manuelle Dokumenten-Weiterleitung Ihr Geschäft bremst

Ein Dokument, beispielsweise eine Rechnung, kommt Montagmorgen an. Freitagnachmittag liegt es immer noch im Posteingang.

Nicht weil jemand es vergessen hat. Nicht weil der Prozess unklar ist. Sondern weil jedes Dokument zwei oder mehr Personen durchlaufen muss, bevor es Ihr ERP erreicht.

Viele manuelle Schritte. Viele Gelegenheiten für Verzögerungen.

Das gleiche Muster wiederholt sich bei Bestellungen, Spesenabrechnungen, Lieferscheinen, Verträgen – jedem Dokument, das durch Buchhaltung, Einkauf, Lager oder Vertrieb läuft.

Die echten Kosten sind nicht die Zeit fürs Weiterleiten. Es sind die verzögerten Geschäftsentscheidungen, während Dokumente in Warteschlangen liegen.

Vorteile der Dokumenten-Workflow-Automatisierung

Die Workflows eliminieren manuelle Übergaben. Dokumente leiten sich selbst weiter, basierend auf Regeln, die Sie definieren: Betrags-Schwellenwerte, Sachkonten, Lieferanten, Abteilungen oder jede Kombination von Kriterien.

Freigabezeiten um 70 % verkürzen

Automatisierte Dokumenten-Workflows reduzieren Freigabezyklen von Tagen auf Stunden. Was 3-5 Tage dauerte, passiert jetzt in unter 24 Stunden. Ihr Team hört auf, E-Mails weiterzuleiten, und konzentriert sich auf wichtige Arbeit.

Fehler reduzieren, bevor sie Geld kosten

Dokumenten-Workflow-Automatisierung eliminiert Doppelzahlungen, vergessene Freigaben und Weiterleitungsfehler. Das System setzt Ihre Regeln konsistent durch – jedes Mal, für jedes Dokument.

Echtzeit-Transparenz über alle Dokumenten-Workflows

Verfolgen Sie jedes Dokument von der Erfassung bis zur Buchung über Ihr automatisiertes Dokumenten-Workflow-Dashboard. Wissen Sie genau, wo Freigaben feststecken, wer die Warteschlange blockiert und welche Dokumente Aufmerksamkeit brauchen.

Skalieren ohne mehr Personal einzustellen

Dokumenten-Workflow-Automatisierung erledigt Routineaufgaben automatisch. Verarbeiten Sie doppelt so viele Dokumente ohne doppelt so viel Team. Ihr Team kümmert sich um Ausnahmen – die selten werden, wenn automatisierte Workflows sie früh erkennen.

So funktioniert die DocBits Dokumenten-Workflow-Automatisierung

DocBits Workflow ermöglicht es Ihnen, Aktionen mit einfacher regelbasierter Logik zu automatisieren. Workflows bestehen aus 3 Kernelementen: Trigger, Bedingung und Aktion. Diese Komponenten definieren, wann ein Workflow laufen soll, unter welchen Umständen und was er tun soll. Mit diesen Elementen können Sie Workflows erstellen, die perfekt zu Ihren Dokumentenprozessen passen.

WENN ein Dokument eingeht (Trigger)
UND bestimmte Bedingungen erfüllt sind – wie Betrag, Lieferant, Sachkonto oder Abteilung (Bedingung)
DANN passieren Aktionen automatisch – zur Freigabe weiterleiten, Benachrichtigungen senden oder ins ERP buchen (Aktion)

Zum Beispiel: Wenn eine Rechnung eingeht und der Betrag über 10.000 € liegt, dann zur Freigabe an den CFO weiterleiten. Oder wenn eine Bestellung eingeht und ein Wareneingang existiert, dann automatisch abgleichen und Zahlung freigeben, wenn alles übereinstimmt.

Regeln einmal festlegen. Workflows laufen ab diesem Zeitpunkt automatisch – ohne Programmierung erforderlich.

Wann – Was löst den Workflow aus?

Der Trigger ist das Ereignis, das den Workflow startet. Typische Trigger sind:

Ein Dokument wird ins System hochgeladen
Ein Dokument wird als bestimmter Typ erkannt (z. B. Rechnung, Bestellung)
Ein Dokument erreicht einen bestimmten Verarbeitungsstatus

Beispiel: Wenn ein Dokument als Rechnung erkannt wird, startet der Workflow automatisch.

Und – Unter welchen Bedingungen soll der Workflow laufen?

In vielen Fällen reicht ein Trigger allein nicht aus. Zusätzliche Bedingungen stellen sicher, dass der Workflow nur läuft, wenn alle Kriterien erfüllt sind:

Dokumentenstatus
Lieferanten- oder Kreditorinformationen
Rechnungsbetrag oder Schwellenwert
Abteilung oder Kostenstelle

Beispiel: Wenn ein Dokument eine Rechnung ist und der Status „Bereit zur Validierung“ lautet.

Nur wenn beide Bedingungen erfüllt sind, wird der nächste Schritt ausgelöst.

Dann – Welche Aktion soll ausgeführt werden?

Der letzte Schritt definiert, was das System als Nächstes tut. Typische Aktionen sind:

Zuweisung des Dokuments an eine bestimmte Abteilung
Starten eines Freigabe-Workflows
Senden automatischer Benachrichtigungen
Weiterleiten von Daten an ein ERP-System (z. B. Infor LN oder Infor M3)
Aktualisieren des Dokumentenstatus

Ein vollständiger Workflow könnte so aussehen:

Wenn: Dokumenttyp = Rechnung Und: Status = Bereit zur Validierung Dann: Dem Finanzteam zuweisen + automatische Benachrichtigung senden

Was zuvor mehrere manuelle Schritte erforderte, passiert jetzt automatisch im Hintergrund.

Standard oder Advanced Dokumenten-Workflow-Automatisierung – Sie haben die Wahl

Die meisten Organisationen starten mit unseren Standard-Workflows für gängige Prozesse wie Rechnungsfreigabe, Bestellabgleich und Spesenfreigabe.

Brauchen Sie etwas Komplexeres? Advanced Workflows bewältigen Multi-System-Prozesse, benutzerdefinierte Validierungsregeln und bedingte Logik über mehrere Dokumententypen hinweg. Und wenn Sie einzigartige Geschäftsanforderungen haben, ermöglicht das SDK (erfordert DocBits AI Workforce) den Aufbau komplett individueller Workflow-Typen, die genau zu Ihren Anforderungen passen. Alles ohne Programmierung konfiguriert.

Warum Teams DocBits für Dokumenten-Workflow-Automatisierung wählen

Native ERP-Integration für End-to-End Dokumenten-Workflow-Automatisierung

DocBits Dokumenten-Workflow-Automatisierung verbindet sich nativ mit Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite und SAP.

Freigegebene Dokumente werden automatisch auf die korrekten Sachkonten gebucht durch automatisierte Dokumenten-Workflows. Bestelldaten fließen in Echtzeit. Status-Updates synchronisieren zwischen DocBits und Ihrem ERP.

Keine CSV-Exporte. Keine manuelle Dateneingabe. Keine Middleware zum Warten.

Unterstützte ERP-Systeme für Dokumenten-Workflow-Automatisierung:

Infor LN (Cloud & On-Premise)
Infor M3 (Cloud & On-Premise)
Infor CloudSuite Distribution & Industrial
SAP S/4HANA

Häufig gestellte Fragen zur Dokumenten-Workflow-Automatisierung

Gibt es Software, die Dokumenten-Workflows für ERP-Systeme wie Infor und SAP S/4HANA automatisiert?

Ja. Dokumenten-Workflow-Automatisierungssoftware eliminiert manuelle Weiterleitung, indem sie Dokumente automatisch durch Freigabeprozesse bewegt, basierend auf vordefinierten Regeln. Systeme wie DocBits bearbeiten Rechnungen, Bestellungen, Spesen, Verträge und andere Dokumententypen – sie leiten zur richtigen Person zur richtigen Zeit weiter, ohne menschliches Eingreifen. DocBits automatisiert Dokumenten-Workflows von der Erfassung bis zur ERP-Buchung mit nativer Integration für Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite und SAP S/4HANA.

Kann Software Rechnungen automatisch an den korrekten Freigebenden weiterleiten, basierend auf Sachkonten oder Betrag?

Ja. Workflow-Automatisierungssoftware leitet Rechnungen basierend auf konfigurierbaren Regeln wie Betrags-Schwellenwerten, Sachkonten, Lieferanten oder Kostenstellen weiter. Zum Beispiel können Rechnungen unter einem bestimmten Betrag automatisch freigegeben werden, während höhere Beträge zur Prüfung an das Senior Management weitergeleitet werden. Wenn Sie ein ERP-System wie Infor oder SAP S/4HANA haben, bietet DocBits einen visuellen Workflow-Builder, mit dem Sie diese Weiterleitungsregeln in Minuten konfigurieren können – keine Programmierung erforderlich, und Freigaben passieren automatisch innerhalb Ihrer bestehenden Freigabestruktur.

Kann KI Dokumenten-Workflows automatisieren?

Ja. KI verbessert die Dokumenten-Workflow-Automatisierung, indem sie Daten aus Dokumenten automatisch extrahiert und intelligente Weiterleitungsentscheidungen trifft. KI-gestützte Systeme wie DocBits nutzen maschinelles Lernen, um Rechnungsdaten zu erfassen, gegen Bestellungen zu validieren und Dokumente basierend auf gelernten Mustern weiterzuleiten. Dies eliminiert manuelle Dateneingabe und verbessert die Genauigkeit im Laufe der Zeit. DocBits kombiniert KI-gesteuerte Dokumentenverarbeitung mit regelbasierter Workflow-Automatisierung – extrahiert Daten intelligent, dann leitet Dokumente automatisch durch Ihren Freigabeprozess zu Ihrem ERP-System weiter.

Bereit, manuelle Dokumenten-Workflows zu eliminieren?

Sehen Sie, wie automatisierte Dokumenten-Workflows Dokumente von der Erfassung bis zum ERP weiterleiten, freigeben und buchen – ohne manuelle Eingriffe erforderlich.