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Ein riesiger Papierberg auf Ihrem Schreibtisch, Ihr E-Mail-Fach platzt aus allen Nähten und der Überblick über wichtige Dokumente geht verloren. Wenn Ihnen dieser Zustand bekannt vorkommt, dann wissen Sie, wie stressig und zeitaufwendig die Verwaltung von Dokumenten sein kann. Doch das muss nicht so bleiben! Mit DocBits bringen Sie Ordnung in das Chaos und machen Schluss mit dem Papierkram.
DocBits ist die Lösung, die Ihr Unternehmen braucht, für eine automatisierte Dokumentenverarbeitung. Diese innovative Software hilft Ihnen dabei, Ihren Dokumentenprozess effizient zu organisieren und zu optimieren. Sie übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben für Sie und sorgt so für schnellere und präzisere Prozesse. Schauen wir uns die beeindruckenden Funktionen von DocBits genauer an:
Dieses Beispiel zeigt, wie DocBits Ihre Rechnungsabläufe revolutionieren kann und als integraler Bestandteil eines Workflow-Systems zur Genehmigung von Kostenrechnungen fungiert. Die Lösung umfasst mehrere Komponenten, die gemeinsam für eine effiziente und nahezu fehlerfreie Rechnungsverarbeitung sorgen.
Der Prozess beginnt damit, dass DocBits Rechnungen entweder vom Benutzer direkt oder per E-Mail-Import erhält. Die Software klassifiziert die Rechnungen und extrahiert automatisch alle relevanten Informationen, die für die weitere Verarbeitung benötigt werden.
Sobald die Informationen extrahiert wurden, werden sie der Finanzabteilung zur Validierung bereitgestellt. Hier kann die Finanzabteilung die extrahierten Daten überprüfen, die passenden Kostenstellen auswählen und die entsprechenden Genehmiger festlegen.
Die Workflow Engine von DocBits übernimmt die Verwaltung des gesamten Genehmigungsprozesses. Abhängig vom Rechnungsbetrag werden die Dokumente an die richtigen Genehmiger weitergeleitet. Diese Komponente sorgt auch dafür, dass die Zuweisung der Genehmiger effizient und nachvollziehbar erfolgt.
Um sicherzustellen, dass keine Rechnung unbeachtet bleibt, sendet DocBits automatische E-Mail-Benachrichtigungen an die jeweiligen Genehmiger. Diese Erinnerungen fordern die Genehmiger auf, die Rechnungen zu prüfen und entweder zu genehmigen oder abzulehnen. Bei bestimmten Eskalationsstufen wird auch die Finanzabteilung benachrichtigt.
Sobald eine Rechnung genehmigt wurde, exportiert das System die relevanten Daten in Infor IDM und LN. Bei abgelehnten Rechnungen werden die Daten nur in Infor IDM gespeichert. Diese nahtlose Integration gewährleistet, dass alle genehmigten Rechnungen sofort in den entsprechenden Systemen verfügbar sind.
DocBits bietet ein umfassendes Dashboard, das den Status jeder Rechnung, den Genehmigungsstatus und den gesamten Workflow-Verlauf anzeigt. Es gibt separate Dashboards für Genehmiger und die Finanzabteilung, was eine klare und effiziente Übersicht ermöglicht.
Der Rechnungsworkflow mit DocBits rationalisiert die Genehmigung von Kostenrechnungen und stellt sicher, dass alle Finanzrichtlinien eingehalten werden. Die nahtlose Integration mit DocBits und den Infor-Systemen bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Finanzabteilung sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmiger. Mit DocBits wird der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung effizienter und fehlerfreier, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führt.
DocBits von FELLOWPRO zeigt eindrucksvoll, wie moderne Technologie Ihre Dokumentenprozesse verbessern kann. Erleben Sie selbst, wie diese Lösung den Papierkram reduziert und Ihre Arbeitsabläufe optimiert.
Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von wayhomestudio auf Freepik
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