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Die digitale Transformation hat die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente verarbeiten, revolutioniert. Dabei spielen zwei wichtige Technologien eine zentrale Rolle: Optical Character Recognition (OCR) und Intelligent Document Processing (IDP). Doch was verbirgt sich hinter diesen Technologien, wie arbeiten sie und welche Vorteile bringen sie mit sich?
Optische Zeichenerkennung (OCR) konzentriert sich darauf, Text in Bildern oder gescannten Dokumenten zu erkennen und in bearbeitbaren Text umzuwandeln. Im Gegensatz dazu geht die Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) darüber hinaus, indem sie OCR-Technologie mit anderen intelligenten Verarbeitungstechniken kombiniert, um den gesamten Dokumentenworkflow zu automatisieren.
OCR steht für optische Zeichenerkennung. Diese Technologie dient dazu, Text in gescannten Dokumenten oder Bildern zu analysieren, zu erkennen und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Häufige Einsatzgebiete sind die Digitalisierung von gedruckten Büchern, Artikeln und physischen Dokumenten wie Rechnungen und Quittungen, sodass der Textinhalt elektronisch bearbeitet, durchsucht und gespeichert werden kann.
Der OCR-Prozess beginnt mit einer Datei – sei es ein gescanntes Dokument, eine PDF-Datei oder ein Foto von einem Papierdokument. Moderne OCR-Software verbessert automatisch die Bildqualität, erhöht den Kontrast und schärft die Auflösung, um die Erkennungsgenauigkeit zu maximieren. Anschließend identifizieren OCR-Algorithmen Wörter und Zeilen im Bild und extrahieren die erkannten Zeichen. Diese Daten werden dann mit vordefinierten Mustern oder Vorlagen abgeglichen, um die bekannten Zeichen und Symbole zu erkennen. Technologien wie maschinelles Lernen und neuronale Netze kommen zum Einsatz, um die Erkennungsgenauigkeit zu verbessern und verschiedene Schriftarten, Sprachen und komplexe Layouts zu verarbeiten.
OCR ist für viele Branchen unverzichtbar, insbesondere dort, wo viel mit Dokumenten gearbeitet wird. Zu den Vorteilen gehören:
Ein Unternehmen erhält täglich zahlreiche Lieferantenrechnungen in Papierform. Mithilfe von OCR-Software werden diese Rechnungen gescannt und der Text automatisch extrahiert. Die relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantendetails werden in die Unternehmensdatenbank übertragen, sodass sie leicht durchsucht und weiterverarbeitet werden können. Dies spart dem Buchhaltungsteam erheblich Zeit und minimiert Fehler bei der manuellen Eingabe.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ermöglicht eine umfassende Automatisierung der Dokumentenverarbeitung durch automatisches Erfassen, Extrahieren und Verarbeiten von Daten in Geschäftsdokumenten.
IDP nutzt OCR zur Umwandlung von gedrucktem oder handschriftlichem Text in ein maschinenlesbares Format und erweitert diese Technologie durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML). Dies ermöglicht es, strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Daten in Dokumenten zu lesen, zu verstehen und zu verarbeiten.
IDP kategorisiert Dokumente anhand ihres Inhalts, Layouts oder anderer Merkmale und verwendet vortrainierte Modelle, um geschäftskritische Informationen zu extrahieren. Die Daten werden dann validiert und bei Problemen zur menschlichen Überprüfung gekennzeichnet. Durch die Integration von Natural Language Processing (NLP) kann IDP auch den Kontext der Informationen interpretieren.
IDP bietet signifikante Vorteile und unterstützt Unternehmen in ihrer digitalen Transformation:
Ein Versicherungsunternehmen verarbeitet täglich zahlreiche Schadensmeldungen. Mit IDP werden diese Dokumente nicht nur gescannt und der Text extrahiert, sondern auch der Kontext verstanden. Die Software erkennt automatisch, um welche Art von Schadensfall es sich handelt, extrahiert relevante Informationen wie Schadenssumme, Versicherungsnehmerdaten und Schadensbeschreibung und validiert diese Daten. Dadurch wird der gesamte Prozess der Schadensbearbeitung erheblich beschleunigt und Fehler werden minimiert.
Während OCR hauptsächlich auf die Erkennung und Umwandlung von Text fokussiert ist, geht IDP einen Schritt weiter, indem es auch die Bedeutung und den Kontext der Daten versteht. OCR eignet sich hervorragend für einfache Texterkennungsaufgaben, während IDP komplexere Dokumentenverarbeitungen ermöglicht, die eine tiefere Analyse und Interpretation erfordern.
DocBits ist unsere Softwarelösung zur Dokumentenerfassung und Dokumentenverarbeitung. Es ist eine vollständig KI- und Cloud-basierte Lösung, die optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglicht und einen automatischen und selbstlernenden Erfassungsprozess bietet. Durch die Nutzung von fortschrittlichen KI- und ML-Algorithmen, ist DocBits in der Lage, kritische Daten aus Rechnungen, Lieferscheinen, Formularen und weiteren Dokumenten mit beeindruckender Genauigkeit zu extrahieren. Dadurch wird der Bedarf an manuellen Eingriffen minimiert und Ihre Bearbeitungszeit beschleunigt.
Das Wichtigste dabei ist, dass sie neben der Extraktion von aussagekräftigen Daten auch zahlreiche Anbindungsfunktionen für ERP-Systeme wie Infor, SAP, Microsoft und viele mehr bieten kann.
Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von FELLOWPRO
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