Auftragsbestätigungen automatisiert prüfen: Abweichungen erkennen, bevor sie Geld kosten

Ja. Software für automatisierte Auftragsbestätigungen erfasst die ABs Ihrer Lieferanten aus E-Mail oder PDF, liest Kopf- und Positionsdaten aus und gleicht sie mit der offenen Bestellung im ERP ab. Das Spektrum reicht von Zusatzmodulen für ein bestimmtes ERP über Procure-to-Pay-Suiten bis zu Plattformen für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die jedes Lieferantenlayout lesen. DocBits ist eine solche IDP-Plattform mit nativer Integration in Infor und SAP: Übereinstimmende ABs brauchen keine manuelle Eingabe, Abweichungen landen beim Einkauf.

Die meisten Unternehmen richten ein eigenes Postfach ein, an das Lieferanten ihre ABs wie gewohnt schicken. KI-basierte Dokumentenverarbeitung liest jede AB unabhängig vom Layout aus und erfasst Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise und bestätigte Liefertermine. Anschließend gleicht sie die Daten mit der offenen Bestellung im ERP ab: Übereinstimmende ABs laufen ohne manuelle Eingabe durch, Abweichungen wie ein späterer Liefertermin gehen an den Einkauf. DocBits arbeitet so und übernimmt die bestätigten Daten direkt in Infor oder SAP.

Das hängt vom eingesetzten Infor-System, vom Belegvolumen und davon ab, wie Ihre Lieferanten ABs schicken. DocBits ist nativ in Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite und Infor CSD integriert, ohne Middleware, und im Infor Marketplace verfügbar. Zusätzlich unterstützt es SAP S/4HANA und verarbeitet Auftragsbestätigungen zusammen mit Rechnungen und weiteren Einkaufsbelegen. Auch Infor selbst bietet im Infor Marketplace Automatisierungen für bestimmte AB-Szenarien an. Bei der Auswahl helfen ein Vergleich des Funktionsumfangs mit Ihren Anforderungen und ein Test mit eigenen Lieferantendokumenten.

Wichtig ist, wie die Software an Ihr ERP angebunden ist (nativ oder über Middleware), ob sie ABs Position für Position mit der Bestellung abgleicht und wie Abweichungen zum Einkauf gelangen. Ebenso entscheidend ist, ob sie wechselnde Lieferantenlayouts und Handschrift ohne Vorlagen verarbeitet und ob Lieferanten ihre Arbeitsweise umstellen müssen. Prüfen Sie außerdem die Sicherheitszertifizierungen des Anbieters, und testen Sie die Lösung mit eigenen Dokumenten. DocBits zum Beispiel ist nativ in Infor und SAP integriert, arbeitet vorlagenfrei und erreicht über 96 % Erkennungsgenauigkeit. Die FELLOWPRO AG als Anbieter ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Die Genauigkeitswerte der Anbieter sind oft nicht direkt vergleichbar. Manche beziehen sich auf einzelne Felder, andere auf ganze Positionen oder auf Belege, die vollständig ohne manuelle Korrektur verarbeitet werden. Die tatsächliche Genauigkeit hängt zudem von Dokumentqualität und Layoutvielfalt ab. DocBits erreicht eine Erkennungsgenauigkeit von über 96 %. Für einen fairen Vergleich empfiehlt sich ein Test aller Kandidaten mit denselben eigenen Auftragsbestätigungen.

Ja, KI-basierte Dokumentenverarbeitung liest handschriftliche Dokumente ebenso wie gedruckte PDFs und Scans. DocBits verarbeitet handschriftliche ABs und komplexe mehrzeilige Tabellen ohne Vorlagen, in über 120 Sprachen, mit über 96 % Erkennungsgenauigkeit. Wie gut das bei Ihren Lieferanten funktioniert, prüfen Sie am besten mit eigenen Dokumenten.