Automatischer Bestellabgleich – PO Matching

PO Matching Software – oder ein Bestellabgleich-Modul innerhalb einer umfassenderen AP-Automatisierungsplattform wie DocBits – gleicht eingehende Lieferantenrechnungen automatisch mit Bestellungen ab. Sie prüft, ob berechnete Artikel, Mengen und Preise mit dem übereinstimmen, was bestellt und geliefert wurde – und ersetzt den manuellen Positions-für-Positions-Vergleich in der Kreditorenbuchhaltung.

Ja. PO Matching Software oder ein entsprechendes Modul innerhalb einer AP-Automatisierungsplattform gleicht eingehende Rechnungen automatisch auf Positionsebene mit offenen Bestellungen ab.

Statt Mengen, Preise und Artikelbezeichnungen manuell über mehrere Dokumente hinweg zu prüfen, erledigt das System dies in Sekunden und leitet nur echte Abweichungen zur manuellen Prüfung weiter. Für Unternehmen auf Infor oder SAP, wie DocBits, erfolgt die Anbindung nativ – ohne zusätzliche Dateneingabe.

Ja. Moderne AP-Automatisierungsplattformen kombinieren KI und regelbasierte Logik, um den Bestellabgleich durchgängig zu automatisieren.

KI übernimmt die Rechnungserfassung und Datenextraktion – unabhängig vom Format, ob PDF, Scan oder E-Rechnung – während regelbasierte Abgleichlogik die extrahierten Daten mit Bestell- und Wareneingansinformationen im ERP vergleicht. Das Ergebnis: Übereinstimmende Rechnungen werden automatisch freigegeben, nur echte Abweichungen erreichen Ihr Team.

Die wichtigsten Kriterien sind die Abgleichtiefe (Positionsebene vs. Kopfebene), die ERP-Integration (nativ vs. Middleware), das Exception Handling (wie Abweichungen erkannt und weitergeleitet werden), die Toleranzkonfiguration sowie die Unterstützung von 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich. Für Unternehmen auf Infor oder SAP ist eine native ERP-Anbindung besonders wichtig, um Datensynchronisationsprobleme und manuelle Workarounds zu vermeiden.

 Beim 2-Wege-Abgleich wird die Rechnung nur mit der Bestellung verglichen – Artikel, Menge und Preis werden geprüft. Der 3-Wege-Abgleich fügt den Wareneingang als drittes Dokument hinzu und bestätigt, dass das Berechnete auch tatsächlich geliefert wurde. Der 3-Wege-Abgleich bietet stärkere Finanzkontrolle und wird besonders für Unternehmen empfohlen, die physische Waren oder hochwertige Bestellungen verarbeiten.

Beim positionsgenauen Abgleich wird jede einzelne Rechnungsposition gegen die entsprechende Bestellposition validiert – inklusive Artikelbeschreibung, Menge und Einzelpreis. Ein Abgleich auf Kopfebene vergleicht nur Gesamtbeträge, sodass Abweichungen innerhalb einzelner Positionen unentdeckt bleiben können. Positionsgenauer Abgleich ist unverzichtbar für Genauigkeit – besonders bei komplexen oder mehrzeiligen Bestellungen.

DocBits verbindet sich nativ mit Infor LN, Infor M3, InfKostenlose Demo buchenor CloudSuite und SAP. Sobald eine Rechnung eingeht, ruft DocBits die entsprechenden Bestell- und Wareneingangsdata in Echtzeit direkt aus Ihrem ERP ab, führt den 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich auf Positionsebene durch und bucht das Ergebnis automatisch zurück in Ihr ERP – ohne manuelle Dateneingabe, ohne Middleware.

Wird eine Abweichung erkannt – z. B. eine Preisabweichung, eine Mengendifferenz oder eine fehlende Bestellreferenz – markiert DocBits die Ausnahme und leitet sie auf Basis vordefinierter Regeln an den zuständigen Genehmiger weiter. Toleranzschwellen können auf Bestell- oder Lieferantenebene konfiguriert werden, sodass geringfügige Abweichungen automatisch freigegeben werden und Ihr Team nur echte Prüffälle erhält.