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ZUGFeRD Rechnungen

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsch-französisches Format für elektronische Rechnungen, das auf dem Standard UN/CEFACT basierende XML-Daten und ein visuelles PDF/A-Dokument kombiniert.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsch-französisches Format für elektronische Rechnungen, das auf dem Standard UN/CEFACT basierende XML-Daten und ein visuelles PDF/A-Dokument kombiniert. Dieses hybride Format ermöglicht die Integration in bestehende Geschäftsprozesse und IT-Systeme, um den Rechnungsversand und -empfang zu erleichtern und die manuelle Verarbeitung zu minimieren.

Hauptmerkmale und Vorteile einer ZUGFeRD-Rechnung:

  • Hybrides Format:Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält sowohl ein PDF/A-Dokument, das als menschenlesbare Darstellung dient, als auch eine XML-Datei, die die strukturierten Daten enthält und maschinell verarbeitet werden kann.
  • Interoperabilität: Dank der Kombination von PDF und XML können ZUGFeRD-Rechnungen sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden, was die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen erhöht.
  • Rechtssicherheit: ZUGFeRD erfüllt die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland und der EU, einschließlich der Archivierungspflichten.
  • Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Kosten reduzieren, die mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen verbunden sind.
  • Einfache Implementierung: Unternehmen können ZUGFeRD ohne umfangreiche Anpassungen an ihren bestehenden Prozessen und Systemen einsetzen, da das Format weitgehend standardisiert ist.

Struktur einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine typische ZUGFeRD-Rechnung enthält folgende Hauptbestandteile:

  • PDF/A-3 Dokument: Das PDF/A-3 Format ist eine spezielle PDF-Version, die zur langfristigen Archivierung geeignet ist. Es dient als visuelle Darstellung der Rechnung.
  • XML-Daten: Diese sind in das PDF/A-3 Dokument eingebettet und enthalten die strukturierten Daten der Rechnung. Die XML-Daten entsprechen dem UN/CEFACT-Standard und können von ERP-Systemen und anderen Anwendungen maschinell verarbeitet werden.

ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden:

  1. Basic: Für einfache Rechnungen ohne Zusatzinformationen.
  2. Comfort: Für detaillierte Rechnungen mit zusätzlichen Angaben wie Bestellnummern und Lieferdetails.
  3. Extended: Für komplexe Rechnungen mit umfangreichen Zusatzinformationen und spezifischen Anforderungen.

Beispiel einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung wird typischerweise so aufgebaut:

zugferd

Vorteile der Verwendung von ZUGFeRD

Automatisierung

Reduziert den manuellen Aufwand und die Fehlerquote.

zeitersparnis

Schnellere Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen.

Transparenz

Bessere Nachverfolgbarkeit und Dokumentation der Rechnungsprozesse.

time

Umweltschutz

Reduziert den Papierverbrauch.

ZUGFeRD wird zunehmend von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in Deutschland und der EU eingesetzt und stellt einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Transformation und effiziente Geschäftsprozesse dar.

DocBits und ZUGFeRD

Mit DocBits können Sie sogar eine ZUGFeRD-Datei aus einer herkömmlichen PDF-Rechnung erstellen. Und das ist ganz einfach. Das einzige, was Sie tun müssen, ist:

  • Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei DocBits an.
  • Gehen Sie zu EINSTELLUNGEN -> EXPORT -> aktivieren oder fügen Sie die Exportmethode für ZUGFeRD hinzu.
  • Dann laden Sie Ihre PDF-Datei hoch.
  • Überprüfen Sie die Rechnungsdetails und -positionen, bestätigen und exportieren Sie das Dokument.
  • Sobald der Status des Dokuments auf Erledigt steht, können Sie das ZUGFeRD-PDF mit XML-Anhang herunterladen.