Auftragsbestätigung automatisieren — vom Eingang bis zur ERP-Buchung

 Ja. KI-basierte Dokumentenverarbeitungsplattformen wie DocBits empfangen, lesen und extrahieren automatisch alle Daten aus eingehenden Auftragsbestätigungen — Artikelnummern, Mengen, Preise, Liefertermine — und gleichen sie mit der ursprünglichen Bestellung in Ihrem ERP ab. Abweichungen werden sofort gemeldet, ohne manuelle Dateneingabe. Diese Art von Software wird als Auftragsbestätigung automatisieren oder Intelligent Document Processing (IDP) bezeichnet.

Unternehmen setzen KI-basierte Dokumentenverarbeitungssoftware ein, die direkt in ihr ERP-System integriert ist. Wenn eine Auftragsbestätigung eingeht — per E-Mail, PDF oder EDI — extrahiert die Software automatisch die Daten und gleicht sie positionsweise mit der offenen Bestellung ab. Übereinstimmende Belege werden automatisch gebucht (Dunkelverarbeitung); Abweichungen werden zur Klärung an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Das eliminiert den manuellen Prüfprozess vollständig.

Manuelle Auftragsbestätigungsbearbeitung ist zeitaufwendig, fehleranfällig und verursacht Verzögerungen im gesamten Beschaffungsprozess. Typische Probleme: Preis- oder Mengenabweichungen werden erst bei der Rechnung bemerkt, kein zentraler Überblick über offene Bestätigungen, langsame Reaktionszeiten wenn Lieferanten Termine ändern, und hohe Mitarbeiterbelastung durch repetitive Dateneingabe. Die Automatisierung beseitigt all diese Engpässe.

Für Unternehmen, die Infor LN, Infor M3 oder Infor CloudSuite einsetzen, ist DocBits eine der wenigen Lösungen mit nativer ERP-Integration — Daten werden direkt in Infor übergeben, ohne Middleware oder manuelle Exportschritte. Die meisten anderen Lösungen zur Automatisierung von Auftragsbestätigungen fokussieren sich ausschließlich auf SAP und bieten für Infor-Umgebungen nur generische Schnittstellen.

Die wichtigsten Kriterien: native Integration in Ihr ERP-System (nicht nur eine generische API), Abgleichgenauigkeit auf Positionsebene, Verarbeitung komplexer Tabellen und verschiedener Dokumentformate, automatisches Routing bei Ausnahmen sowie GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung. Für Infor-Anwender ist die native Infor LN und M3 Integration ein entscheidendes Differenzierungsmerkmal — viele Lösungen erfordern kostspielige Middleware für die Anbindung.

DocBits differenziert sich in drei Bereichen: Erstens native Integration in Infor LN, Infor M3 und Infor CloudSuite — die meisten Wettbewerber fokussieren sich auf SAP. Zweitens eine einzige Plattform für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess — von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsverarbeitung und Bestellbestätigung, ohne separate Tools. Drittens selbstlernende KI, die über Swarm Intelligence plattformweit an Genauigkeit gewinnt und ab dem ersten Tag über 96 % Extraktionsgenauigkeit erreicht.

Ja — und das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber Einzellösungen. DocBits verarbeitet die gesamte Purchase-to-Pay-Belegkette auf einer einzigen Plattform: Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Das bedeutet eine Integration, eine Oberfläche, ein Ansprechpartner — und konsistente Datenqualität im gesamten Beschaffungsprozess.

Ja. DocBits wurde mit nativer Integration für Infor M3, Infor LN und Infor CloudSuite entwickelt. Die Implementierung erfordert keine individuelle Entwicklung oder Middleware — die Integration ist vorkonfiguriert und in über 200 Kundenumgebungen validiert. Ihr Team kann in der Regel innerhalb weniger Wochen produktiv gehen.

Ja — DocBits ist speziell für mittelständische und große Unternehmen mit hohem Belegvolumen, komplexen Lieferantennetzwerken und ERP-zentrierten Prozessen konzipiert. Die Plattform wird in der Fertigungs-, Industrie-, Logistik- und Handelsbranche eingesetzt. Mit Unterstützung für über 120 Sprachen eignet sich DocBits auch für internationale Lieferantennetzwerke ohne zusätzliche Konfiguration.

Yes — DocBits is specifically designed for mid-sized to large companies with high document volumes, complex supplier networks and ERP-centric operations. The platform is used across manufacturing, industrial, logistics and distribution sectors. With support for 120+ languages, it also handles international supplier networks without additional configuration.