ANALYSE-DASHBOARD · TOUCHLESS INTELLIGENCE
Analyse-Dashboard: Ihre Touchless-Quote und was sie wirklich steigert
Erkennen Sie, warum Dokumente stehen bleiben, beheben Sie die Ursache mit der größten Wirkung und messen Sie, ob es funktioniert hat. Direkt in DocBits.
400+ Kunden
Über 96 % Erkennungsgenauigkeit
ISO 27001 zertifiziert
Nativ für Infor LN, M3, CSD und SAP S/4HANA
Sie wissen, dass Rechnungen hängen bleiben. Jetzt sehen Sie, warum.
Einige Rechnungen brauchen weiterhin eine Person. Die eigentliche Frage ist: welche, warum, und was würde das ändern?
Ihr Team korrigiert Beleg für Beleg, statt die Ursache einmal zu beheben.
Ob eine Verzögerung am Lieferanten, an einer Einstellung oder an einer Freigabe liegt, bleibt unklar.
Wenn Sie etwas ändern, können Sie nicht belegen, dass es geholfen hat.
Ein Dashboard, zwei Fragen
Im DocBits Analyse-Dashboard sehen Sie, wo Zeit verloren geht und was ohne manuellen Eingriff durchläuft.
| Ansicht | Was Sie sehen |
|---|---|
| Durchlaufzeiten | Wie lange Dokumente vom Import bis zum Export in jedem Schritt verbringen, getrennt nach Systemzeit und Wartezeit auf Ihr Team |
| Globaler Vergleich | Ihre Durchschnittszeiten neben dem DocBits-Gesamtdurchschnitt: grün bei gleich oder darunter, orange bis 25 % darüber, rot darüber hinaus |
| Touchless Intelligence | Wie viele Dokumente ohne Eingriff durchlaufen, warum die übrigen stehen bleiben und welche Änderung Ihre Quote am stärksten steigert |
1. Eine Touchless-Quote, die jeder Prüfung standhält
Die Touchless-Quote zeigt den Anteil der Belege, die vollautomatisch und ohne manuellen Eingriff durchlaufen. Jedes Dokument endet mit genau einem Ergebnis. Gezählt werden nur abgeschlossene Dokumente: Eine Rechnung, die vor fünf Minuten eingegangen ist, drückt Ihre Quote also nicht.
Hat eine Person ein Dokument einmal bearbeitet, bleibt es als bearbeitet gezählt, auch nach einem Neustart. Ihre Quote zeigt die Arbeit, die tatsächlich angefallen ist.
| Ergebnis | Bedeutung | In der Quote |
|---|---|---|
| Pure Touchless | Vom Import bis zum Export ganz ohne menschliches Zutun | Ja, als touchless |
| AP Touchless | Lief automatisch; eine Person hat nur die fachliche Freigabe erteilt | Ja, als touchless |
| AP mit Eingriff | Eine Person hat ein Feld korrigiert, das Dokument neu gestartet oder anderweitig eingegriffen | Ja, als nicht touchless |
| Prozessausnahme | Fehler, Ablehnung, vom ERP zurückgewiesen oder hängen geblieben | Ja, als nicht touchless |
| In Bearbeitung | Noch nicht abgeschlossen | Nein |
| Nicht berücksichtigt | Gelöscht, archiviert, Testdokument oder ausgeschlossener Dokumenttyp | Nein |
So wird die Quote berechnet
Touchless-Quote = (Pure Touchless + AP Touchless) ÷ alle Dokumente mit abschließendem Ergebnis
Den Zielwert legen Sie selbst fest (Standard 70 %). Die Werte werden alle 15 Minuten neu berechnet.
Beispielrechnung
In 30 Tagen gehen 200 Dokumente ein. 190 haben ein abschließendes Ergebnis: 120 Pure Touchless, 30 AP Touchless, 30 AP mit Eingriff, 10 Prozessausnahmen.
150 ÷ 190 = 78,9 % touchless
(Zahlen zur Veranschaulichung)
2. Sehen Sie, wo Dokumente zuerst stehen bleiben
DocBits zeichnet den Weg jedes Dokuments durch 14 Verarbeitungsschritte auf: von der Erfassung über Lieferantenerkennung und Feldvalidierung bis zu Bestellabgleich, Freigabe und Export. Sie sehen, welcher Schritt ein Dokument als erster gestoppt hat, und wissen, wo Sie ansetzen.
Dokumente eines Lieferanten, die aus demselben Grund stehen bleiben, fasst DocBits zu einem Fehlermuster zusammen. Statt 40 Einzelfällen sehen Sie drei Probleme. Die Diagnoseabdeckung zeigt, bei wie vielen blockierten Dokumenten die Ursache bereits bekannt ist.
Wenn es an der Bestellung liegt
Prüfen Sie, ob ein Bestellabgleich gescheitert ist, weil die Bestellnummer fehlte oder falsch war, der Lieferant eigene Artikelnummern verwendet oder Preis bzw. Menge außerhalb Ihrer Toleranz lagen. Jede Ursache ist gekennzeichnet: in DocBits behebbar oder nur durch den Lieferanten lösbar. So wissen Sie, ob Sie eine Regel anpassen oder den Lieferanten kontaktieren.
Ein Dokument Schritt für Schritt nachverfolgen
Geben Sie eine Dokument-ID ein und sehen Sie, was in jedem Schritt passiert ist, einschließlich jedes Neustarts.
3. Zuerst den Lieferanten angehen, der am meisten bringt
Der Lieferant mit den meisten Problemen ist nicht immer der beste Startpunkt. Touchless Intelligence sortiert Lieferanten nach erwartetem Zuwachs: um wie viele Prozentpunkte die Quote Ihrer gesamten Organisation steigen würde, wenn die rückgewinnbaren Dokumente dieses Lieferanten ohne Eingriff liefen.
Lieferantenpotenziale
| Lieferant | Volumen | Verloren | Grundursache | Rückgewinnbar | Erwarteter Zuwachs |
|---|---|---|---|---|---|
| Lieferant A | 120 | 52 | Stammdaten | 40 | +4,0 PP |
| Lieferant C | 85 | 31 | Bestellabgleich | 27 | +2,7 PP |
| Lieferant B | 140 | 90 | Nur durch Lieferanten lösbar | 10 | +1,0 PP |
Basis: 1.000 Dokumente im Zeitraum · Zahlen zur Veranschaulichung
Lieferant B hat mehr verlorene Dokumente, doch die meisten lassen sich nur auf Lieferantenseite beheben. Beginnen Sie mit Lieferant A. Vergleichen Sie zwei bis fünf Lieferanten nebeneinander und finden Sie heraus, ob ein Problem am Layout, an Ihren Stammdaten oder beim Lieferanten liegt.
4. Ändern, messen, rückgängig machen
Lässt sich eine Ursache in DocBits beheben, kommt die Empfehlung mit einer konkreten Änderung. Administratoren gehen dabei in vier Schritten vor:
Vorschau
Aktuellen und vorgeschlagenen Wert sehen, bevor etwas gespeichert wird.
Anwenden
Genau die geprüfte Änderung speichern. Jede Änderung wird protokolliert.
Messen
Die Quote vorher und nachher über gleich lange Zeiträume vergleichen, mit mindestens 20 Dokumenten je Zeitraum.
Rückgängig machen
Die Änderung zurücknehmen, wenn sie nicht hilft.
Ein Vorher-nachher-Unterschied ist eine Beobachtung, kein Beweis. Auch ein neuer Lieferant oder eine saisonale Spitze kann die Quote bewegen. Deshalb sehen Sie zu jedem Vergleich die zugrunde liegenden Dokumentzahlen.
Pflichtfeld fehlt · Feldvalidierung
Quelle: Hypothese
Betroffen
28
Rückgewinnbar
28
Erwarteter Zuwachs
+2,8 PP
Vermutete Ursache: Der Lieferant druckt die Bestellnummer unter der Tabelle.
Was zu ändern ist: Stammdatenänderung, Layout dieses Lieferanten ergänzen.
Vorschau der Änderung
Zahlen zur Veranschaulichung
KI, die erklärt und nicht entscheidet
Die KI formuliert die Erklärungen. Jede Ursache zeigt ihre Quelle: regelbasiert, KI-Hypothese oder von einer Person bestätigt. Einstellungen ändern sich erst, wenn ein Administrator sie in der Vorschau geprüft und angewendet hat.
Gemessen bis in Ihr ERP
FÜR DOCBITS-KUNDEN
Sie nutzen DocBits bereits?
Läuft DocBits, stellt sich die nächste Frage: Wo liegt noch Potenzial? Touchless Intelligence beantwortet sie Lieferant für Lieferant, auf Basis Ihrer eigenen Dokumente.
Ihr eigenes Touchless-Potenzial sehen
In einer Demo zeigt Ihnen unser CRO das Analyse-Dashboard. Bringen Sie eigene Dokumente mit und sehen Sie live, wie DocBits sie verarbeitet.