XRechnung · ZUGFeRD · Factur-X
KoSIT Validator: Eingehende E-Rechnungen prüfen, bevor sie ins ERP gelangen
DocBits prüft eingehende XRechnungen, ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen mit den Regeln des offiziellen KoSIT Validators. Ihr Team erfährt in verständlicher Sprache, was fehlt und was als Nächstes zu tun ist, bevor etwas in Infor oder SAP gebucht wird.
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ISO 27001 zertifiziert
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Infor LN · M3 · CSD · SAP S/4HANA
Mehr E-Rechnungen, dieselben späten Überraschungen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 nahezu alle (Bundesministerium der Finanzen). Für Ihre Kreditorenbuchhaltung heißt das: Jeden Monat kommen mehr XML-Rechnungen an.
Die meisten davon sind in Ordnung. Wenn nicht, etwa weil die Käuferreferenz fehlt, die Steuersumme nicht aufgeht oder ein Code ungültig ist, merken Sie es oft zu spät: beim Buchen, im Monatsabschluss oder bei der nächsten Prüfung.
Dateien einzeln in einem Online-Validator zu prüfen, kostet Zeit. Und die Fehlermeldungen lesen sich wie Programmcode, nicht wie etwas, mit dem Ihr Team arbeiten kann.
So arbeitet der KoSIT Validator in DocBits
Eingehende E-Rechnungen durchlaufen immer dieselben Schritte, automatisch und bevor etwas gebucht wird:
Empfangen
E-Rechnungen kommen über Ihre gewohnten Eingangswege in DocBits an.
Erkennen
DocBits erkennt das Format: XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD oder Factur-X.
Prüfen
Der KoSIT Validator prüft die Rechnung gegen die offiziellen Regeln für XRechnung und ZUGFeRD. Das Regelwerk halten wir bei neuen Versionen aktuell.
Entscheiden
Je nach Ihren Einstellungen läuft die Rechnung weiter, wird zur Prüfung markiert oder gestoppt.
Abgleichen
Gültige Rechnungen gehen weiter in die Datenprüfung und den Bestellabgleich.
Freigeben und buchen
Nach Ihrem Freigabeprozess ist die Rechnung buchungsbereit in Infor LN, Infor M3, Infor CSD oder SAP S/4HANA.
Sie pflegen kein zusätzliches Tool
Prüfberichte, die Ihre Buchhaltung versteht
Eine fehlgeschlagene Prüfung hilft nur, wenn jemand sie versteht. DocBits macht aus den Prüfergebnissen einen Bericht, mit dem Ihr Team arbeiten kann:
- Was nicht stimmt, in verständlicher Sprache erklärt
- Wo der Fehler steckt, mit der betroffenen Zeile in der Datei
- Was als Nächstes zu tun ist, damit der Vorgang nicht liegen bleibt
Laden Sie den Bericht herunter und senden Sie ihn an Ihren Lieferanten, oder lehnen Sie das Dokument direkt in DocBits ab. Ihr Team klärt den Fall, ohne auf die IT zu warten.
Ihre Regeln, lückenlos nachvollziehbar
Nicht jeder Befund ist gleich kritisch. Sie legen fest, wie DocBits reagiert.
Schweregrad je Regel festlegen
Bestimmen Sie für Ihre Organisation, wie streng DocBits jede Prüfregel behandelt, vom einfachen Hinweis bis zum harten Stopp.
Festlegen, was eine Rechnung stoppt
Schalten Sie die Prüfung je Dokumenttyp ein und entscheiden Sie, ob eine fehlgeschlagene Prüfung das Dokument blockiert oder es mit Hinweis weiterlaufen lässt.
Jede Änderung sehen
Ein Änderungsprotokoll hält jede Anpassung der Einstellungen fest: wann, von wem, welche Regel und von welchem auf welchen Wert. So haben Ihre Prüfer und Ihre IT eine klare Spur.
Wie automatisiert ist Ihre Kreditorenbuchhaltung heute?
Beantworten Sie ein paar Fragen und sehen Sie, wo Sie stehen.
Formal korrekt ist erst die erste Prüfung
Eine E-Rechnung kann jede KoSIT-Regel erfüllen und trotzdem für Ihr Unternehmen falsch sein: ein Preis, der nicht zur Bestellung passt, eine Menge, die nie geliefert wurde, ein Lieferant, der nicht in Ihren Stammdaten steht. Deshalb hört DocBits nicht beim KoSIT Validator auf: Jede Rechnung durchläuft beide Prüfungen, bevor sie gebucht wird.
| Prüfung | Durch | Beantwortet die Frage |
|---|---|---|
| XML-Struktur und Syntax (UBL / CII) | KoSIT Validator in DocBits | Ist die Datei technisch lesbar? |
| Geschäftsregeln nach EN 16931 | KoSIT Validator in DocBits | Erfüllt sie die europäische Norm? |
| Deutsche XRechnung-Regeln | KoSIT Validator in DocBits | Erfüllt sie die deutschen Vorgaben? |
| Lieferanten- und ERP-Stammdaten | DocBits Datenprüfung | Kennen wir diesen Lieferanten? |
| Bestellung und Wareneingang | DocBits Bestellabgleichg | Haben wir das bestellt und erhalten? |
| Freigabe | DocBits workflow | Hat die richtige Person freigegeben? |
| Buchung | DocBits ERP-Integration | Ist sie buchungsbereit in Infor oder SAP? |
Jede Prüfung läuft in DocBits, vom KoSIT Validator bis zur Buchung.
Fehlerhafte E-Rechnung: Wer kümmert sich darum?
Den Fehler zu finden, ist das eine. Ihn zu klären, das andere, und genau dort bleiben Rechnungen oft hängen.
Mit DocBits AI Workforce können KI-Agenten die Nachverfolgung übernehmen. Je nach Konfiguration informiert ein Agent die zuständige Person in Ihrem Team oder schreibt dem Lieferanten mit den Befunden und der Bitte um eine korrigierte Rechnung. Sie entscheiden, wie viel Kontrolle Sie behalten: Ihr Team gibt jede Aktion frei, nur kritische oder keine.
Dieselbe Prüfung in Infor und SAP
DocBits ist nativ in Infor LN, Infor M3, Infor CSD und SAP S/4HANA integriert, ohne Middleware. Die Prüfung funktioniert in jeder Umgebung gleich, Ihre Regeln gelten also überall dort, wo Ihre Rechnungen gebucht werden.
Die meisten Unternehmen sind innerhalb weniger Wochen live. DocBits ist nach ISO 27001 zertifiziert.
FAQ: KoSIT Validator
Wie kann ich eingehende E-Rechnungen automatisch prüfen, bevor sie ins ERP gebucht werden?
Setzen Sie einen Prüfschritt zwischen Rechnungseingang und Buchung. Er sollte jede Datei gegen die offiziellen Regeln prüfen, also gegen die EN 16931 und bei deutschen E-Rechnungen gegen die XRechnung-Regeln der KoSIT. Rechnungen, die durchfallen, werden gestoppt oder markiert. Nur einwandfreie Rechnungen gehen weiter in Datenprüfung, Bestellabgleich und Freigabe. In DocBits läuft diese Prüfung zum Beispiel automatisch beim Eingang für XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X, bevor die Rechnungen in Infor LN, Infor M3, Infor CSD oder SAP S/4HANA gebucht werden.
Was tun, wenn ein Lieferant eine fehlerhafte XRechnung schickt?
Nicht buchen. Halten Sie die Rechnung an, sichern Sie die Prüfergebnisse und fordern Sie beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung an. Korrekturen nimmt grundsätzlich der Rechnungsaussteller vor, nicht Ihr Team durch Änderungen an der XML-Datei. Die Anforderungen an E-Rechnungen erläutern die FAQ des Bundesfinanzministeriums. In DocBits laden Sie den Prüfbericht herunter, senden ihn an den Lieferanten und lehnen das Dokument ab. Mit AI Workforce kann ein Agent den Lieferanten je nach Konfiguration auch direkt informieren.
Reicht der KoSIT Validator, um eingehende E-Rechnungen zu prüfen?
Für die formale Prüfung ist der KoSIT Validator mit der XRechnung-Prüfkonfiguration die offizielle Referenz: Er prüft den Dateiaufbau, die Geschäftsregeln der EN 16931 und die deutschen Regeln (KoSIT / XStandards Einkauf). Ob eine Rechnung zu Ihrem Geschäftsvorgang passt, prüft er nicht: ob sie zu Bestellung und Wareneingang passt, ob die Lieferantendaten stimmen oder ob sie freigegeben ist. DocBits verbindet beides: die KoSIT-Prüfung beim Eingang, danach Datenprüfung, Bestellabgleich und Freigabe vor der Buchung.
Welche Software prüft E-Rechnungen mit dem KoSIT Validator für Infor M3, Infor LN oder SAP S/4HANA?
- Findet die Prüfung statt, bevor die Rechnung das ERP erreicht?
- Können Sie steuern, welche Befunde eine Rechnung blockieren?
- Werden Ergebnisse und Änderungen an den Einstellungen dokumentiert?
DocBits von FELLOWPRO prüft eingehende XRechnung-, ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen mit dem KoSIT-Regelsatz (Dokumentation) und ist nativ in Infor LN, Infor M3, Infor CSD und SAP S/4HANA integriert.
Testen Sie es mit Ihren eigenen E-Rechnungen
In einer Demo mit unserem CRO sehen Sie, wie DocBits E-Rechnungen in Ihrem Kontext prüft, erklärt und verarbeitet. Bringen Sie ein paar eigene E-Rechnungen mit, gern auch problematische, und wir testen sie live.