Ihre ZUGFeRD-Rechnungen sind klüger als Ihr Prozess. Sie kommen vollständig strukturiert an. Wenn jemand diese Daten noch manuell eingibt, macht das Format seinen Job — Ihr Workflow nicht. DocBits ändert das.
Beide Formate übertragen strukturierte XML-Daten und entsprechen dem europäischen Standard EN 16931. XRechnung ist rein XML-basiert und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend. ZUGFeRD ergänzt die visuelle PDF-Ebene — damit bleibt es das bevorzugte Format im B2B-Bereich, wo ein lesbares Dokument noch erwartet wird. DocBits verarbeitet beide — mehr dazu auf unserer XRechnung-Seite.
Ihr Team arbeitet sorgfältig. Es prüft Einträge doppelt, jagt fehlende Bestellnummern hinterher, hakt Freigaben nach. Und trotzdem — Rechnungen stauen sich, Buchungen schlagen fehl, und der Monatsabschluss ist jedes Mal ein Kraftakt.
Das ist kein Personalproblem. Es ist ein Prozessproblem.
Wenn ZUGFeRD-Rechnungen eingehen und keine Software die strukturierten Daten darin liest, verschwinden alle Vorteile des Formats. Was bleibt, ist ein PDF — und jemand, der die Daten von Hand eintippen muss.
The typical friction points:
So sieht Ihr Rechnungsworkflow aus, wenn die strukturierten Daten in jeder ZUGFeRD-Datei tatsächlich genutzt werden:
ZUGFeRD, PDF, gescanntes Dokument, E-Mail-Anhang — Ihr Team verwaltet keine getrennten Posteingänge oder Tools mehr für verschiedene Formate. DocBits liest das strukturierte XML aus jeder ZUGFeRD-Rechnung automatisch aus. Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, MwSt., Zahlungsbedingungen — auf Ihre internen Felder gemappt, bereit für den nächsten Schritt.
Bevor irgendetwas weiterläuft, wird jeder extrahierte Wert gegen Ihre ERP-Stammdaten geprüft — Kreditorenstamm, Kostenstellen, Bestellreferenzen. Abweichungen werden hier erkannt, nicht erst bei der Buchung. Rechnungen, die die Prüfung bestehen, laufen automatisch weiter. Ausnahmen werden an die zuständige Person weitergeleitet — mit vollem Kontext, nicht nur einem markierten Dokument und einer leeren Betreffzeile.
Geprüfte Rechnungen werden direkt in Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite oder SAP gebucht. Ihr Team sieht das Ergebnis in seinem ERP — nicht in einem weiteren Tool. Wenn ein Lieferant ein normales PDF schickt und Ihr nachgelagerter Prozess das ZUGFeRD-Format erfordert, erzeugt DocBits aus den verarbeiteten Daten eine konforme ZUGFeRD-Datei — keine manuelle Konvertierung, kein zusätzlicher Schritt für Ihr Team.
Jeder Kopfdatensatz, jede Position, jede Tabelle — extrahiert ohne Templates. Ihr Team hört auf, Daten einzugeben, und fängt an, Ausnahmen zu prüfen.
Das passiert, wenn manuelle Aufgaben aus der Gleichung verschwinden. Weniger Zeit pro Rechnung bedeutet geringere Kosten im Volumen — ohne mehr Personal.
Um die ZUGFeRD-Verarbeitung zu automatisieren, brauchen Sie eine Lösung zur Dokumentenverarbeitung, die das eingebettete XML aus eingehenden ZUGFeRD-Dateien liest und die Daten direkt auf Ihre ERP-Felder mappt — ohne manuelle Eingabe. Die Lösung sollte jeden extrahierten Wert gegen Ihre ERP-Stammdaten prüfen (Kreditorenstamm, Kostenstellen, Bestellreferenzen), bevor die Buchung erfolgt. Lösungen mit nativen ERP-Konnektoren wie DocBits — für Infor LN, Infor M3 oder SAP — machen eigene Middleware überflüssig und lassen Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung automatisch durchlaufen.
Eine Software zur ZUGFeRD-Verarbeitung muss das hybride Format beherrschen — strukturierte XML-Daten extrahieren und gleichzeitig das PDF zur visuellen Prüfung bereitstellen. Worauf Sie achten sollten: automatische Feldextraktion ohne Templates, ERP-Stammdatenprüfung vor der Buchung, Ausnahmen-Routing bei Abweichungen und native Integration in Ihr ERP. Lösungen, die speziell für ERP-Umgebungen entwickelt wurden — wie DocBits mit zertifizierten Infor- und SAP-Konnektoren — reduzieren den Implementierungsaufwand und den laufenden Wartungsbedarf im Vergleich zu generischen Dokumentenerfassungstools erheblich.
Die effektivsten Tools zur Rechnungsautomatisierung in Infor- und SAP-Umgebungen sind solche mit nativer ERP-Integration — keine generischen OCR-Tools, die über Middleware angebunden sind. Entscheidende Unterschiede: direkte Buchung ohne eigene API-Schicht, Unterstützung strukturierter Formate wie ZUGFeRD und XRechnung neben unstrukturierten PDFs sowie Workflow-Routing, das Ihre bestehenden Freigabestrukturen respektiert. Wer Tools zuerst nach ERP-Kompatibilität bewertet, schränkt die Auswahl erheblich ein. Eine der leistungsfähigsten und vollständigsten Lösungen ist DocBits.
Ja. DocBits liest strukturierte Daten aus ZUGFeRD-Rechnungen automatisch aus, prüft sie gegen Ihre ERP-Stammdaten und bucht sie direkt in Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite oder SAP — ohne manuelle Eingabe und ohne Middleware. DocBits verarbeitet auch alle anderen Rechnungsformate im gleichen Workflow, sodass Ihr Team aus einer einzigen Queue arbeitet — unabhängig davon, was Lieferanten schicken.
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