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In der komplizierten Welt des Bestellungsabgleichs (PO) ist die effiziente und genaue Bewältigung von Herausforderungen entscheidend für die finanzielle Gesundheit eines jeden Unternehmens. Diese Fallstudie zeigt, wie DocBits, eine innovative Lösung, die von der FELLOWPRO AG entwickelt wurde, den Prozess des Bestellungsabgleichs revolutioniert hat, indem es gängige Herausforderungen mit bemerkenswerter Effizienz bewältigt hat.
Der Bestellabgleich ist ein kritischer Prozess in der Kreditorenbuchhaltung, der den Abgleich der Details in der Bestellung, dem Wareneingangsschein und der Lieferantenrechnung beinhaltet. Herkömmliche Methoden, die oft manuell und zeitaufwändig sind, sind anfällig für Fehler und Unstimmigkeiten, was zu Zahlungsverzögerungen, Compliance-Problemen und angespannten Lieferantenbeziehungen führt.
DocBits, das als Add-on für die ERP-Systeme Infor LN und M3 entwickelt wurde, führt ein neues Paradigma für den Bestellabgleich ein. Durch den Einsatz fortschrittlicher KI- und maschineller Lerntechnologien automatisiert und rationalisiert DocBits den Prozess des Bestellabgleichs und gewährleistet so eine höhere Genauigkeit und Effizienz.
Unternehmenshintergrund: Es handelt sich um ein mittelgroßes Fertigungsunternehmen mit einem hohen Volumen an Bestellungen. Das Unternehmen kämpfte mit manuellen Abgleichsprozessen für Bestellungen, was zu Ineffizienz, Fehlern und Zahlungsverzögerungen führte.
Herausforderung: Die größte Herausforderung war der zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, der durch häufige Diskrepanzen bei Mengen, Preisen oder Produktbeschreibungen noch verschärft wurde.
Einführung von DocBits: Das Unternehmen implementierte DocBits, um den Prozess des Bestellungsabgleichs zu automatisieren und zu verbessern. Die Integration in die bestehenden ERP-Systeme Infor LN und M3 verlief nahtlos.
Gesteigerte Effizienz: Durch die Automatisierung des Bestellabgleichs mit DocBits konnte die Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen erheblich reduziert werden.
Genauigkeit beim Abgleich: Die Genauigkeit des Bestellungsabgleichs wurde erheblich verbessert, wodurch die Fehlerhäufigkeit und die Notwendigkeit manueller Eingriffe reduziert wurden.
Behandlung von Diskrepanzen: DocBits sorgte für ein effektives Diskrepanzmanagement und stellte sicher, dass geringfügige Abweichungen den Abgleichsprozess nicht behinderten.
Kosteneinsparungen: Das Unternehmen beobachtete erhebliche Kosteneinsparungen aufgrund des geringeren manuellen Arbeitsaufwands und der niedrigeren Fehlerquote.
Verbesserte Beziehungen zu den Lieferanten: Die rechtzeitige und genaue Bearbeitung der Rechnungen führte zu besseren Beziehungen zu den Lieferanten und weniger Streitigkeiten.
Das Unternehmen meldete eine hohe Zufriedenheit mit DocBits. Das Kreditorenbuchhaltungsteam fand das System benutzerfreundlich und konnte seine Arbeitsbelastung deutlich reduzieren. Sie schätzten die Fähigkeit des Tools, mit Diskrepanzen umzugehen und Echtzeiteinblicke in den Prozess des Bestellabgleichs zu geben.
Angesichts des Erfolgs in dieser Fallstudie plant das Unternehmen, die Möglichkeiten von DocBits weiter zu erforschen, einschließlich der möglichen Integration mit anderen Finanzprozessen und der Erkundung seiner prädiktiven Analysefunktionen für noch größere Effizienzsteigerungen.
Diese Fallstudie ist ein Beweis für die Innovation und Effektivität von DocBits bei der Bewältigung der Herausforderungen beim Bestellabgleich. Durch die Automatisierung und Rationalisierung des Prozesses steigert DocBits nicht nur die Effizienz und Genauigkeit, sondern wirkt sich auch positiv auf die allgemeine finanzielle Gesundheit und die Lieferantenbeziehungen von Unternehmen aus.
Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von Freepik
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