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In einer modernen DocBits-Lösung der FELLOWPRO AG würde die Lösung offener Probleme mit der Bestellungseinhaltung (PO), insbesondere wenn es eine gültige PO-Nummer, aber Diskrepanzen zwischen dem Lieferanten auf der Rechnung und dem Zahlungsempfänger auf der PO gibt, folgende Schritte umfassen:
Zunächst extrahiert DocBits Schlüsseldaten aus der Rechnung, darunter die Bestellnummer, den Namen des Lieferanten und die Angaben zum Zahlungsempfänger. Anschließend werden diese Angaben mit der entsprechenden Bestellung im System abgeglichen.
Wenn DocBits eine Unstimmigkeit feststellt, z. B. eine gültige Bestellnummer, aber unterschiedliche Lieferantenangaben auf der Rechnung und der Bestellung, wird dies als Problem bei der Einhaltung der Vorschriften gekennzeichnet. This is important as the mismatch could indicate a clerical error or potential fraud.
Das System benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter, beispielsweise die Kreditorenbuchhaltung, automatisch über die Diskrepanz. Diese Benachrichtigung ist in das DocBits-System integriert.
Ein Teammitglied wird damit beauftragt, die markierte Rechnung zu prüfen. Sie können zusätzliche Dokumente prüfen oder die aufgeführten Lieferanten kontaktieren, um Einzelheiten zu überprüfen.
Handelt es sich um einen geringfügigen Fehler, werden die korrekten Lieferantendaten eingeholt und aktualisiert. Bei komplexeren Problemen sind möglicherweise weitere Untersuchungen erforderlich, um die Nichtübereinstimmung zu verstehen.
Nach der Aktualisierung der korrekten Angaben wird die Rechnung in DocBits erneut verarbeitet. Anschließend validiert das System die korrigierte Rechnung erneut anhand der Bestellung und stellt so die Konformität sicher.
Nach erfolgreicher Validierung erfolgt die Genehmigung und Zahlungsabwicklung der Rechnung. Dies kann die Überprüfung anderer Compliance-Faktoren wie korrekter Rechnungsbeträge und -bedingungen umfassen.
DocBits lernt mit seinen maschinellen Lernfunktionen aus jeder Diskrepanz und jeder manuellen Korrektur und verbessert so seine Genauigkeit und Effizienz bei der Bearbeitung ähnlicher zukünftiger Probleme.
DocBits führt Aufzeichnungen über alle Unstimmigkeiten und Lösungen. Diese Daten sind nützlich für die Berichterstattung, Compliance-Audits und die Verbesserung von Beschaffungsprozessen.
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