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DocBits gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie Ihre Dokumentenverarbeitung auf die nächste Stufe heben können.
Dieses Dokument skizziert den Entwurf einer Softwarelösung für ein Workflow-System zur Genehmigung von Kostenrechnungen. Das System wird in die DocBits-Software integriert, die für die Klassifizierung und Extraktion der erforderlichen Informationen aus den Rechnungen zuständig ist. Der Workflow umfasst die Validierung der extrahierten Informationen durch die Finanzabteilung. Je nach Art der Rechnung werden diese entweder direkt in Infor IDM und LN exportiert (für bestellungsbezogene Rechnungen) oder durchlaufen einen Genehmigungsprozess (für kostenbezogene Rechnungen).
Das System für den Genehmigungs-Workflow besteht aus den folgenden Komponenten:
DocBits – Extraktion: DocBits erhält Rechnungen vom Benutzer oder per E-Mail-Import zur Validierung und Verarbeitung. Es klassifiziert und extrahiert relevante Informationen aus den Rechnungen.
DocBits – Validierung: DocBits werden der Finanzabteilung zur Verfügung gestellt, um Rechnungen zu validieren, Kostenstellen auszuwählen und Genehmiger festzulegen.
DocBits – Workflow Engine: Diese Komponente verwaltet den Workflow, leitet Rechnungen auf der Grundlage ihres Gesamtbetrags weiter und bearbeitet die Zuweisung von Genehmigern.
E-Mail Benachrichtigungsdienst: DocBits sendet E-Mail-Benachrichtigungen an die Genehmiger und erinnert sie daran, Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen oder abzulehnen. In bestimmten Fällen wird auch die Finanzabteilung benachrichtigt.
Integration mit Infor IDM und LN: Bei genehmigten Rechnungen exportiert das System die Daten in Infor IDM und LN. Bei abgelehnten Rechnungen exportiert es die Daten nur in Infor IDM.
Dashboard: DocBits speichert und verwaltet Daten zu Rechnungen, Genehmigungsstatus und Workflowverlauf. Wir werden zwischen zwei Dashboards unterscheiden: Genehmiger vs. Finanzabteilung.
Rechnungsfreigabe von DocBits rationalisiert den Genehmigungs-Workflow für Kostenrechnungen und gewährleistet eine effiziente Bearbeitung und die Einhaltung von Finanzrichtlinien. Die Lösung lässt sich nahtlos in DocBits- und Infor-Systeme integrieren und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Finanzabteilung sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen für die Genehmiger.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren und eine individuelle Demo für Ihr Unternehmen zu vereinbaren. Wir freuen uns darauf, Ihnen zu zeigen, wie Sie mit DocBits Zeit und Geld sparen und gleichzeitig Ihre Produktivität steigern können.
