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XRechnung ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen und zu standardisieren.
XRechnung legt bestimmte Datenfelder und Strukturen fest, die in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendaten, Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuerangaben. Das Format ermöglicht auch die Anhängung von weiteren Dokumenten wie Rechnungsanlagen oder Auftragsbestätigungen. Faktisch gesehen ist XRechnung ein Dokument in Form einer XML-Datei, welche alle eben genannte Informationen einer Rechnung enthält. Es ist nur anders geschrieben und zwar in Maschinensprache, die für einen Laien kryptisch erscheint.
Die Einführung von XRechnung wurde in Deutschland durch das E-Rechnungsgesetz vorangetrieben. Dieses Gesetz verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen im XRechnung-Format zu akzeptieren. Es betrifft sowohl Bundesbehörden als auch Landes- und Kommunalbehörden.
Die EU hat mit der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931 eine Maßnahme beschlossen, wie eRechnungen zukünftig gestaltet werden sollen. Der Standard XRechnung wird seit dem 1. Januar 2019 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben. Die jeweils aktuell gültige Version ist auf der Seite der KoSIT zu finden.
Der Zweck von XRechnung besteht darin, den Prozess der Rechnungsstellung und -bearbeitung effizienter zu gestalten, Kosten zu reduzieren und Fehler zu minimieren. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formats können Rechnungsdaten automatisch verarbeitet und in die Systeme der Empfängerorganisationen integriert werden.
Die Implementierung von XRechnung bringt verschiedene Vorteile mit sich. Unternehmen profitieren von einer beschleunigten Rechnungsbearbeitung, reduzierten manuellen Aufgaben und Eingriffen sowie einer Minimierung von Fehlern. Die strukturierten Daten in XRechnung ermöglichen eine schnellere Prüfung und Freigabe von Rechnungen, was zu schnelleren Zahlungen und einer verbesserten Liquidität führt.Der Verzicht auf Papierrechnungen schont zudem auch unsere Umwelt und dank der elektronischen Archivierung spart man Platz.
Darüber hinaus gewährleistet XRechnung die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Insgesamt bietet XRechnung eine moderne und effiziente Lösung für die elektronische Rechnungsabwicklung, die Unternehmen dabei unterstützt, Zeit, Kosten und Ressourcen zu sparen. Die Verwendung dieses Standards ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse zu verbessern, Zahlungen schneller zu erhalten und gleichzeitig den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden.
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