INTELLIGENTE DOKUMENTENSUCHE · INFOR & SAP
Intelligente Dokumentensuche: Finden Sie jede Rechnung so, wie Sie sie im Kopf haben
Durchsuchen Sie jedes Feld, das DocBits ausliest, finden Sie Belege mit ähnlichem Inhalt, oder fragen Sie einfach in natürlicher Sprache. Alles über die Suchleiste in Ihrem DocBits-Dashboard.
Noch nicht bereit für eine Demo? Entdecken Sie wie viel Automatisierungspotenzial in Ihrer Belegverarbeitung steckt →
400+ Unternehmen
ISO 27001 zertifiziert
Nativ für Infor LN, M3, CSD und SAP S/4HANA
Sie wissen, dass der Beleg da ist. Ihn zu finden ist das Problem.
Die meisten Fragen in der Kreditorenbuchhaltung kommen ohne Rechnungsnummer:
Die Revision fragt
nach allen Rechnungen eines Lieferanten über 10.000 € im letzten Quartal.
Ein Lieferant ruft an
und fragt nach seiner Zahlung. Sie haben nur den Firmennamen und einen ungefähren Betrag.
Der Monatsabschluss steht an
Sie brauchen einen Überblick: Was ist überfällig, was wartet noch auf Validierung, und wem ist was zugewiesen?
Ohne Suche im Inhalt Ihrer Belege klicken Sie sich durch Listen, exportieren nach Excel oder fragen Kolleginnen und Kollegen.
| Standardsuche | DocBits Intelligente Suche |
|---|---|
| Dateiname, Dokument-ID, Rechnungsnummer, Bestellnummer | Jedes ausgelesene Feld: Lieferant, Beträge, Daten, Status, Positionen und Ihre eigenen Felder |
Drei Wege zum richtigen Beleg
1 · Volltextsuche
2. Vectorsuche
3. KI-Suche
1. Volltextsuche (Fulltext Search): wenn Sie die Details kennen
Filtern Sie nach jedem ausgelesenen Feld, grenzen Sie Beträge und Zeiträume ein, und verknüpfen Sie Bedingungen mit AND, OR und NOT. Relative Datumsangaben wie this_month oder last_week ersparen Ihnen das Eintippen von Zeiträumen.
Schnellfilter sind Kurzbefehle aus einem Wort. Sie tippen sie auf Englisch, DocBits zeigt sie Ihnen auf Deutsch an:
overdue
Belege mit verstrichener Fälligkeit („Überfällig“)
@Name
Belege, die einer Kollegin oder einem Kollegen zugewiesen sind
#INV-1234
direkter Aufruf über die Belegnummer
$5k+
Beträge über 5.000 in der Währung des Belegs
Die vollständige Suchsyntax finden Sie in der DocBits-Dokumentation.
Beispielabfragen
supplier_name: Acme AND total_amount > 1000
invoice_due_date between 2026-01-01, 2026-04-30
(status: ready_for_validation OR status: validated) AND invoice_date: this_month
2. Vektorsuche (Vector Search): wenn Sie wissen, worum es ging
Die Vektorsuche findet Belege, die Ihrer Suchanfrage inhaltlich ähneln, nicht nur solche mit genau denselben Wörtern. Die Treffer sind nach Ähnlichkeit sortiert.
Beispielabfrage
vector: frozen food invoices
3. KI-Suche (AI Search): wenn Sie lieber einen Satz schreiben
Formulieren Sie Ihre Frage in natürlicher Sprache. DocBits übersetzt sie mithilfe von KI in strukturierte Filter und führt diese über den Suchindex aus. Beginnen Sie Ihre Anfrage einfach mit ai:
Beispielabfrage
ai: invoices from ACME over 1000 last quarter
Vektorsuche und KI-Suche arbeiten unterschiedlich: Die Vektorsuche findet ähnliche Inhalte, die KI-Suche übersetzt Ihre Frage in Filter. Beide gehören zum Modul Intelligente Dokumentensuche.
Welche Suche für welche Aufgabe
| Aufgabe | Passende Suche | Beispiel |
|---|---|---|
| Alle Rechnungen eines Lieferanten über einem Betrag für die Revision | Volltextsuche | supplier_name: Acme AND total_amount > 10000 |
| Vor dem Monatsabschluss sehen, was überfällig ist | Volltextsuche (Schnellfilter) | overdue |
| Prüfen, was einer Kollegin zugewiesen ist | Volltextsuche (Schnellfilter) | @Anna |
| Lieferantenanruf beantworten, nur mit Name und ungefährem Betrag | KI-Suche | ai: invoices from Acme over 5000 last quarter |
| Rechnungen mit ähnlichem Inhalt finden | Vectorsuche | vector: freight and transport charges |
| Beleg öffnen, wenn Sie die Nummer kennen | Volltextsuche (Schnellfilter) | #INV-1234 |
Aufgebaut auf den Daten, die DocBits bereits ausliest
Jedes Feld Ihrer Dokumenttypen
Feldfilter decken Lieferant, Rechnungsdaten, Positionen und eigene Felder ab. Vergleiche mit Bereichen funktionieren bei Zahlen- und Datumsfeldern.
Jeder Dokumenttyp, den Sie verarbeiten
Die Suche funktioniert für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und alle weiteren Dokumenttypen, die Sie mit DocBits verarbeiten.
Auch Ihre bestehenden Belege
Wenn Sie das Modul aktivieren, werden vorhandene Belege indexiert. Wie lange das dauert, hängt von Ihrem Belegvolumen ab. Volltextabfragen stehen zur Verfügung, sobald die erste Indexierung abgeschlossen ist.
Sicher aufgebaut. Einfach aktiviert.
ISO 27001 zertifiziert
und DSGVO-konform
Aktiviert durch Ihre Organisations-Administration
unter Einstellungen → Dokumentenverarbeitung → Module
Zugriff geregelt
Für die Suche brauchen Nutzerinnen und Nutzer das Modul und die passenden Berechtigungen.
Testen Sie es mit Ihren eigenen Belegen
In einer Demo mit unserem CRO sehen Sie, wie Ihr Team Rechnungen und andere Belege findet, mit Beispielen aus Ihrem Arbeitsalltag.
Sie nutzen DocBits bereits? Sprechen Sie Ihre DocBits-Ansprechperson an oder lesen Sie die Einrichtungsanleitung.
Häufige Fragen
Welche Software für die Kreditorenbuchhaltung bietet eine KI-gestützte Dokumentensuche?
Immer mehr Plattformen für Kreditorenautomatisierung und IDP bieten eine KI-gestützte Suche. Sie unterscheiden sich vor allem darin, was sie durchsuchen (reinen Text oder ausgelesene Felder) und welche Suchwege sie anbieten. DocBits bietet zum Beispiel eine intelligente Dokumentensuche mit drei Suchwegen: feldbasierte Volltextsuche, semantische Vektorsuche und KI-Suche in natürlicher Sprache. Alle drei arbeiten mit den Feldern, die aus den verarbeiteten Belegen ausgelesen wurden, und DocBits ist nativ in Infor LN, M3, CSD und SAP S/4HANA integriert.
Gibt es IDP-Software mit semantischer Suche für Infor oder SAP?
Ja. DocBits verbindet template-freie Dokumentenverarbeitung mit semantischer Suche für Unternehmen mit Infor LN, Infor M3, Infor CSD oder SAP S/4HANA. Die Vektorsuche findet Belege mit ähnlichem Inhalt, Feldfilter grenzen die Treffer nach Lieferant, Betrag oder Datum ein.
Kann man Rechnungen mit KI in natürlicher Sprache suchen?
Ja. Eine KI-Suche übersetzt eine Frage wie „Rechnungen von Lieferant X über 1.000 im letzten Quartal“ in strukturierte Filter und liefert die passenden Belege. In DocBits beginnen Sie die Anfrage mit ai:. Bei einer bekannten Belegnummer finden Sie den Beleg mit dem Kurzbefehl # direkt.
Was ist der Unterschied zwischen Volltextsuche und semantischer Suche?
Die Volltextsuche findet exakte Wörter und Werte. Das macht sie zuverlässig für Rechnungsnummern, Lieferantennamen und Beträge. Die semantische Suche vergleicht die Bedeutung über Vektordarstellungen. Sie findet deshalb auch Belege mit anderer Wortwahl, ist bei exakten Nummern aber weniger präzise. Viele Teams kombinieren daher beide Ansätze, das nennt man Hybrid Search. In DocBits findet die Vektorsuche ähnliche Inhalte, die KI-Suche macht aus natürlicher Sprache Filter, und die Volltextsuche übernimmt exakte Feldabfragen.