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XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland, der speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.
Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung entspricht. Die Einführung von XRechnung zielt darauf ab, den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren und zu standardisieren, um Effizienz, Transparenz und Kostenersparnis zu fördern.
Die europäische Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die den europäischen Normen entsprechen. XRechnung wurde entwickelt, um diese Anforderungen in Deutschland umzusetzen.
XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931, die die Struktur und die semantischen Datenanforderungen für elektronische Rechnungen definiert. Das XML-Format stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen in einer standardisierten Form übermittelt werden.
Seit dem 27. November 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format XRechnung zu akzeptieren. Diese Verpflichtung gilt sowohl für Rechnungen an Bundesbehörden als auch für Rechnungen an Landes- und Kommunalbehörden.
Eine XRechnung muss verschiedene Pflichtangaben enthalten, darunter:
• Rechnungsnummer und -datum
• Name und Adresse des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Einzelpreis und Gesamtbetrag
XRechnung nutzt das XML-Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Die Übermittlung der XRechnung erfolgt über sichere Kanäle, häufig über Plattformen wie das PEPPOL-Netzwerk oder spezifische eRechnungsportale.
Es gibt verschiedene Softwarelösungen und Dienstleister, die Unternehmen bei der Erstellung und dem Versand von XRechnungen unterstützen. Diese Tools stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und die Rechnungen korrekt formatiert sind.
Die standardisierte Struktur von XRechnung ermöglicht eine einfache Integration in elektronische Buchhaltungs- und ERP-Systeme, was manuelle Eingaben reduziert und Fehler minimiert.
Der elektronische Rechnungsstellungsprozess beschleunigt die Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen.
Durch den Wegfall papierbasierter Prozesse und die Reduzierung manueller Bearbeitungsschritte können Verwaltungskosten gesenkt werden.
Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand für die manuelle Eingabe und Bearbeitung von Rechnungen.
Insgesamt trägt XRechnung zur Digitalisierung und Modernisierung des öffentlichen Beschaffungswesens in Deutschland bei und unterstützt die Ziele der europäischen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung.
