Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich im Grunde um ein System und eine Software, die zur Verwaltung, Speicherung und Verfolgung elektronischer Dokumente und Bilder verwendet werden. Diese papierbasierten und unstrukturierten Daten können durch den Einsatz von Scannern oder Software zur Dokumentenerfassung erfasst werden. Ein DMS steuert und strukturiert nicht nur die Dokumente innerhalb einer Organisation, sondern macht sie auch für alle verfügbar und zugänglich. 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann auch verwendet werden, um die gespeicherten Dokumente und die verfügbaren Informationen in die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu integrieren. Zum Beispiel in der Finanzabteilung. Gescannte und erfasste Rechnungen können automatisch mit dem ERP-Buchungssystem des Unternehmens synchronisiert werden. Ein weiteres Beispiel könnte auch die Beschaffungsabteilung sein. Zugehörige Dokumente zu einer Bestellung können ebenfalls über das DMS in ein Order Management System integriert werden. 

DMS-Systeme werden im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt. Dennoch ist es wichtig, dies bei der Suche nach der richtigen Software zu berücksichtigen. DMS-Anbieter, die Erfahrung mit der Branche Ihres Unternehmens haben, können Ihre Geschäftsprozesse besser verstehen und umsetzen.

The abbreviation DMS stands for Document Management System. It is basically a system and software that is used to manage, store and track electronic documents and images. This paper-based and unstructured data can be captured through the use of scanners or document capturing softwares. A DMS does not only control and structure documents within an organization but also makes it available and accessible for all. 

A Document Management System (DMS) can also be used to integrate the stored documents and the available information with the company’s business processes. For example, in the Finance department. Scanned and captured invoices can be automatically synchronized with the company’s ERP booking system. Another example could be also in the Procurement department. Related documents to a purchase order can also be integrated via DMS to an Order Management System. 

DMS systems are generally not developed for specific sectors. Nevertheless, it is important to take this into account when looking for the right software. DMS providers with experience in your company’s industry, can better understand and implement it to your business processes.