Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich im Grunde um ein System und eine Software, die zur Verwaltung, Speicherung und Verfolgung elektronischer Dokumente und Bilder verwendet werden. Diese papierbasierten und unstrukturierten Daten können durch den Einsatz von Scannern oder Software zur Dokumentenerfassung erfasst werden. Ein DMS steuert und strukturiert nicht nur die Dokumente innerhalb einer Organisation, sondern macht sie auch für alle verfügbar und zugänglich. 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann auch verwendet werden, um die gespeicherten Dokumente und die verfügbaren Informationen in die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu integrieren. Zum Beispiel in der Finanzabteilung. Gescannte und erfasste Rechnungen können automatisch mit dem ERP-Buchungssystem des Unternehmens synchronisiert werden. Ein weiteres Beispiel könnte auch die Beschaffungsabteilung sein. Zugehörige Dokumente zu einer Bestellung können ebenfalls über das DMS in ein Order Management System integriert werden. 

DMS-Systeme werden im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt. Dennoch ist es wichtig, dies bei der Suche nach der richtigen Software zu berücksichtigen. DMS-Anbieter, die Erfahrung mit der Branche Ihres Unternehmens haben, können Ihre Geschäftsprozesse besser verstehen und umsetzen.