Papierstapel auf dem Schreibtisch, verlegte Rechnungen, endlose Sucherei im Archiv – das kennt fast jedes Unternehmen. Aber Hand aufs Herz: Muss das 2025 wirklich noch so sein? Die Antwort ist klar: Nein.
Dank moderner Technologien ist ein papierloses Büro nicht nur möglich, sondern für viele Unternehmen der nächste logische Schritt.
Viele Unternehmen wollen weniger Papier – und scheitern trotzdem an der Umsetzung. Dabei ist der Umstieg heute durchaus machbar, wenn man ihn schrittweise angeht und die richtigen Tools einsetzt.
Ein papierloses Büro bedeutet, dass Dokumente nicht mehr in Ordnern lagern, sondern digital verfügbar sind. Arbeitsprozesse werden automatisiert, und Mitarbeitende können von überall auf Informationen zugreifen.
Die Vorteile:
Damit der Weg zum papierlosen Büro gelingt, sollten Sie diese typischen Fehler vermeiden:
Viele Teams versuchen, von heute auf morgen komplett digital zu arbeiten. Das führt oft nur zu Chaos.
Tipp: Starten Sie mit dem größten Pain Point, z. B. der Rechnungsverarbeitung, und bauen Sie dann Schritt für Schritt aus.
Wer Dokumente nur einscannt, hat zwar weniger Papier, aber nicht weniger Arbeit.
Lösung: Mit DocBits werden Daten automatisch ausgelesen, validiert und direkt ins ERP- oder DMS-System übertragen – ganz ohne manuelles Abtippen.
Wenn niemand weiß, wer für digitale Ablage oder Freigaben zuständig ist, bleibt die Umstellung stecken.
Tipp: Definieren Sie klare Rollen und Prozesse. Legen Sie im Team genau fest, wer für welchen Schnitt zuständig ist (z. B. Genehmigung, Ablage, Kontrolle). So bleibt nichts liegen.
Mitarbeiter fürchten oft, die Übersicht zu verlieren, wenn alles digital ist.
Lösung: Mit einem System wie DocBits haben Sie mehr Transparenz. Es bietet bspw. Rechnungsgenehmigung mit klaren Workflows an oder auch ein Lieferantenportal, in dem alle Informationen zentral und transparent abrufbar sind.
Viele unterschätzen die versteckten Kosten von Papier: Papierkosten, Druck, Porto, Lagerung.
Fakt: Die Features wie Automatische Abrechnung, PO-Matching, und Mehrsprachiger OCR in DocBits reduzieren manuellen Aufwand erheblich und sparen Ressourcen ein.
DocBits bietet eine Vielzahl an Funktionen, mit denen der Übergang zum papierlosen Büro nicht nur machbar, sondern effizient, sicher und zukunftsorientiert wird:
Der Weg zum papierlosen Büro ist kein Sprint, sondern ein gut geplanter Prozess. Mit der richtigen Strategie und den passenden Tools lässt sich der Umstieg reibungslos gestalten – und die Vorteile sind enorm.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo Sie am meisten Zeit sparen können.
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Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von freepik
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