Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist in der Bundesverwaltung bereits fest etabliert. Ab dem 1. Januar 2025 wird sie auch für alle Unternehmen zur Pflicht. Was bedeutet das konkret für Unternehmen? Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt? Wer ist betroffen, welche Fristen gelten und welche Schritte müssen unternommen werden? In diesem Blogbeitrag beantworten wir diese Fragen und zeigen die wichtigsten Fakten zum E-Rechnungsgesetz auf.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 keine Papierrechnungen mehr als Standard verwenden dürfen. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und versendet werden. Dies betrifft sowohl Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als auch an andere Unternehmen (B2B-Bereich). Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren.
Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme anpassen, um E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Zudem ist es wichtig, sicherzustellen, dass die E-Rechnungen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten und in einem zulässigen Format übermittelt werden.
Die E-Rechnungspflicht wird aus mehreren Gründen eingeführt:
Die E-Rechnungspflicht, formal als „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ bekannt, wurde eingeführt, um den Rechnungsaustausch zu digitalisieren und zu standardisieren. Hier sind einige wichtige Fakten:
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) oder öffentliche Auftraggeber ausstellen. Dies schließt sowohl Großunternehmen als auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein. Auch internationale Unternehmen, die in Deutschland Geschäfte tätigen und öffentliche Aufträge annehmen, müssen sich an diese Regelung halten.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen, wie beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise. Auch für Rechnungen, die im Zuge eines Direktauftrags ausgestellt werden, gelten teilweise Ausnahmen. An dieser Stelle ist es wichtig, sich individuell über die spezifischen Ausnahmeregelungen in Ihrem Bundesland oder Ihrer Branche zu informieren.
Für verschiedene Unternehmensgrößen und -sektoren gelten unterschiedliche Übergangsfristen. Hier ein kurzer Überblick:
Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 1. Januar 2025 die Einführung einer obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze (Umsätze zwischen Unternehmen) beschlossen. Dieser Maßnahme hat der Bundesrat am 23. März 2024 zugestimmt. Zusätzlich plant das Bundesfinanzministerium (BMF) zu einem späteren Zeitpunkt die Einführung eines elektronischen Meldesystems für nationale B2B-Umsätze, das den Vorgaben der EU folgen soll und sowohl für nationale als auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze einheitliche Meldungen ermöglichen wird. Diskutiert wird, ob der Rechnungsaustausch dabei über eine staatliche E-Rechnungs-Plattform oder private Plattformen erfolgen soll, welche zukünftig alle steuerrelevanten Daten an die Finanzverwaltung weitergeben. So soll der Umsatzsteuerbetrug weiter bekämpft werden.
Um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:
Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Unternehmenswelt. Obwohl die Umstellung eine gewisse Anfangsinvestition erfordert, überwiegen die langfristigen Vorteile deutlich. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, werden von den vielen Vorteilen profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern. Mit der neuen Regelung ab 2025 wird der Umstieg auf E-Rechnungen auch für B2B-Umsätze obligatorisch, was nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch dazu beiträgt, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Mehrwertsteuerlücke in Deutschland zu schließen.
Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von freepik
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