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Auto Accounting

DocBits stellt Ihnen leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Dokumentenverarbeitung gezielt auf die nächste Stufe bringen

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Auto-Accounting

Funktionsübersicht

Inhaltsverzeichnis

So aktivieren Sie die automatische Abrechnung

  1. Navigieren Sie auf dem Dashboard zu Einstellungen → Dokumentenverarbeitung → Module.
  2. Unter der Registerkarte Bestellung / Auto Accounting finden Sie den Schieberegler zur Aktivierung der Funktion
autoaccounting

Zugriff auf die automatische Abrechnung

Nachdem Sie Ihr Dokument hochgeladen und den Validierungsbildschirm aufgerufen haben, wählen Sie das folgende Symbol, um die automatische Abrechnung zu aktivieren.

Sie gelangen dann zu diesem Bildschirm. Dies ist nur dann der Fall, wenn die Tabelle richtig trainiert wurde,
um zwischen den verschiedenen Positionen korrekt zu unterscheiden.

Von hier aus haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Teilen Sie die Rechnung anhand des Gesamtbetrags auf

  • Teilen Sie die Rechnung über jede einzelne Position auf

Diese Auswahl erfolgt durch Anklicken der von Ihnen bevorzugten Option

Voraussetzungen

Damit die Funktion der automatischen Abrechnung funktionieren kann, müssen bestimmte Daten und Informationen konfiguriert werden. Um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen oder Ihnen mitzuteilen, welche Konfiguration Ihnen fehlt, haben wir eine Schaltfläche „Setup validieren“ erstellt, die sich wie unten dargestellt finden.

Sobald Sie die Taste drücken, überprüft DocBits Ihre Umgebung, um zu sehen, ob alles richtig konfiguriert ist.
Es erscheint ein Menü, das wie folgt aussieht:

autoaccounting

So aktivieren Sie die automatische Abrechnung

Alle Elemente mit dem grünen Häkchen davor bedeuten, dass sie konfiguriert sind und funktionieren.
Das obige Bild sollte nur als Beispiel dienen und nicht Punkt für Punkt für Ihre Umgebung übernommen werden.
Dies liegt daran, dass jeder Benutzer über seine eigenen Konten, Dimensionen und Dimensionsoptionen verfügt,
wie oben kategorisiert.

Beträge aufteilen

Klicken Sie dazu auf das folgende Symbol neben dem Gesamtbetrag oder einer bestimmten Einzelposition.

Sobald Sie das Trennsymbol auswählen, erscheint ein neues Menü unter dem ausgewählten Element

Konten

Der erste Block des neuen Menüs bietet Ihnen Zugang zu einer Dropdown-Liste, in der Sie ein Konto/eine Abteilung aus Ihren vorkonfigurierten Konten/Abteilungen auswählen können, auf die Sie den Betrag aufteilen möchten.

Beträge

Im zweiten Block können Sie manuell die jeweiligen Beträge eingeben, in die der übergeordnete Betrag aufgeteilt werden soll.

Prozentuale Aufteilung

Der dritte und letzte Block ermöglicht Ihnen die manuelle Eingabe des Prozentsatzes, in den der übergeordnete Betrag aufgeteilt werden soll. Der Betrag wird automatisch auf 50 % gesetzt, wenn Sie das Aufteilungsmenü aufrufen, kann aber nach Ihren Wünschen geändert werden. Wenn Sie in einem Block einen Prozentwert eingeben, wird der Betrag automatisch im zweiten Block berechnet. Dies ist unten dargestellt:

Beachten Sie, dass der neue Betrag erst berechnet wird, wenn Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur drücken, und dass die anderen Prozentsätze durch diese Änderung nicht geändert werden. Dies kann dazu führen, dass Beträge nicht zum übergeordneten Betrag addiert werden Menge. Aus diesem Grund haben wir in diesem Menü einen Zähler für „nicht abgeglichende Beträge“ erstellt, auf den später noch eingegangen wird.

Weitere Merkmale

Zeile hinzufügen

Ein Plus-Symbol neben dem Aufteilungssymbol, das in Situationen verwendet werden kann,
in denen ein Betrag auf mehr als zwei Konten/Abteilungen aufgeteilt werden muss.

Zeile löschen

Ein Mülleimer-Symbol, das zum Löschen unerwünschter oder falscher Zeilen verwendet wird.

Nicht abgeglichener Betrag

Ein Indikator „Nicht abgeglichener Betrag“ am unteren Rand, falls ein nicht abgerechneter Wert oder ein nicht abgerechneter Betrag des übergeordneten Betrags vorliegt.

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